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24時間じゃ足りないあなたへ 時間貧乏からの脱出法
【第7回】 2011年1月20日
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水口和彦 [(有)ビズアーク取締役社長]

無理なスケジュールは自分を苦しめるだけ
「8割主義」でいこう

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タスクを実行する

 実行日を決めたタスクは、その当日に実行していくことになります。その日のアポイントメントを実行しつつ、それ以外の時間でタスクを実行していきます。

 どのタスクから実行するかは、当日決めて構いません。事前に何もかも決めておくのは、ちょっと窮屈に感じますから、タスクの順番くらいは当日自由に決めましょう。タスクとアポイントメントを合わせた「仕事量」を事前にチェックしていれば、予定したタスクはほぼ完了できるはずです。突発の仕事が入ったりしてタスクを実行しきれない場合は、翌日に回せるものは翌日に回して対処します。

実行記録を取ってみる

 タスクを実行したら、そのタスクにチェックを入れておきます。それぞれのタスクが「完了したか」「未完了か」の区別はわかりやすくしておきます。未完了のタスクをうっかり見落としてしまうと、あとで困ることもありますので、ここはしっかりと。

 また、タスクを実行する際には、実行時間の記録を取っておくのがおすすめです。タスクはもともと「アポイントメントが入っていない時間帯」に行なうもの。つまり、タイムスケジュールの中で、その部分は「空き時間」になっています。ここに、書き込むのです。

 タスクを開始した時刻から線を引きはじめ、タスクが終わったらその時刻まで線を延ばします。タスクの内容も簡単に書いておきます。こうすると、どのタスクにどのくらいの時間をかけたか、あとで振り返って見ることができます。すべての時間帯に、きっちり記録をつけるのは大変ですから、時々、記録が漏れても気にしなくて構いません。また、短時間で終わるタスクはいちいち書かなくても構いません。多少アバウトでも、ある程度記録が残っていると、あとで参考になることが結構多いのです。

 タスクの所要時間は、自分の思ったようにはいかないものです(最初は特に)。しかし、記録をつけていると、どのタスクにどのくらいの時間がかかるか、だんだんわかってきます。これが新しくタスクを書き込む時(仕事量を予想する時)の参考になります。

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水口和彦 [(有)ビズアーク取締役社長]

1967年石川県生まれ。大阪大学大学院理学研究科修士課程終了後、住友電気工業株式会社に入社。自動車用ブレーキパッドのエンジニアとして、社内トップのヒット商品を開発。エンジニア時代に数々の時間管理手法を試すが、その手法の効率の悪さに納得できず、時間管理について研究を開始。試行錯誤の結果、シンプルでムダのない時間管理手法を確立。これが好評となり、さらに時間管理を普及させるために独立し、現在に至る。ホームページ「時間管理研究所」


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