経営×総務

総務から始める「失敗しない文書管理」

CHAPTER〈1〉うまくいかない文書管理

そもそも「文書管理」とはどんなものなのでしょうか。CHAPTER〈1〉では、文書管理の定義から、うまくいかない文書管理の例、そしてその対処法について解説していきます。

総務部門と文書管理

 まず、「文書管理」の定義を確認しましょう。ファイリングシステムの父と呼ばれる三沢仁さんは、その著書『ファイリングシステム 5訂版』において、文書管理を「組織体の維持発展のために必要な文書を、その組織体のものとして、必要に応じ即時に利用しうるように組織的に整理保管し、ついには廃棄に至る一連の制度のこと」と定義しています。

 この文書管理を主管しているのは総務部門になりますが、多くの総務部門の担当者は、自社の管理状況が十分なものでないと感じています。

 全社的に文書管理を整備するにあたって最初に注意すべきは、「目的を明確にする」ということです。文書管理を見直し整備することによって得られる効果や、あるべき姿を共有・明確にしておくことが肝要です。

 文書管理は、あくまで手段であり、それをもって達成すべき目標への理解を得られないとうまくいきません。私は文書コンサルタントとして、「文書管理をすることで従業員のみなさんは何がうれしいですか?」と最初に質問します。そこをなくしてただ業務的に進めようと思っても、絶対にうまくいきません。

文書管理を見直す契機

 企業が文書管理を見直す契機として、大きく2つのケースが見られます。

 1つ目は機能性や生産性を高めるためなどの戦略的なオフィス移転や、増員対応のためのレイアウト変更といったスペースに起因した文書管理の見直しのケース。

 2つ目は監査で指摘を受けた、また誤廃棄などの事故が起きてしまったといったリスクに起因したケースです。

 リスクに起因したケースでは緊急性が求められるため見直しも進めやすいのですが、スペースに起因したケースは進みにくい傾向にあります。

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