社内SNSは使うのが難しい!?
Talknoteは、LINEやFacebookなどほかのSNSと同じく、
・メンバー間で、会話に近いスムーズなメッセージのやりとりができる
・グループを設定したら、グループ内のメンバーによる情報のやりとりや共有が可能になる
という2点が基本的な特徴です。
Talknoteの画面イメージ。当然、ＰＣとスマートフォンの両方で使用できる
グループは例えば、「日報」「料理」「新人マニュアル」「社内イベント」「顧客からの要望」など、それぞれの店の業務にあわせて自由に設定できます。
グループごとに投稿を分類して整理しておけば、必要な情報を必要なメンバー間で漏れなく共有できるのみならず、たとえば「先月の○○店の日報を見たい」となったときには該当のグループを開き、すぐに振り返ることができます。また、新メニューを開発したら「料理」というグループに料理の写真とおすすめのポイントを投稿するというルールを決めておけば、ほかのスタッフは新しいメニューができるたびに「料理」グループを確認して、そこで得た情報を接客に活かすことができます。
ほかにも「新人マニュアル」というグループを作り、そこに新しく入った人が覚えなければいけない情報をすべてまとめておけば、新人が入るたびにいちいち仕事の手順を説明する手間が省け、「Talknoteの『新人マニュアル』を見ておいて」で話が済みますし、伝達漏れなどのミスを防ぐこともできます。
グループの設定には、それぞれのお店の個性が色濃く表れますし、この設定をうまく行なうことで社内の情報の共有度や共有される情報の内容や質が変わってくるはずです。
そのほか、社内SNSとして、仕事に特化した機能は以下のようなものがあります。
・タスク管理
「やるべきこと」を「担当者」「期日」を設定し、依頼と管理を行ないます。
依頼した側は、「誰に」「どんな」業務を依頼したのかを一覧で見ることができます。自分が依頼したタスクもしくは依頼されたタスクは期日によって色分けされ、依頼業務が完了していないときには、自動的に通知されます。これによって、業務の抜け漏れを減らすことができます。
・アクションリズム解析
行動変化の背景には気持ちの変化が起こっているという前提に基づき、各メンバーのTalknoteでのコミュニケーション量やアクセス時間帯などの傾向を、アクションリズムとして観測。メンバーの標準的なアクションリズムを抽出し、大きなリズムの崩れが一定期間継続すると、AIが感知をし、管理職や人事担当者など任意で指定した特定のメンバーへアラートを送信します。この機能を使えば、メンバーの体調やメンタルヘルスの不調、モチベーションの低下などを事前に察知して、早期に状況の確認やフォローができるようになるため、優秀な人材の離職を未然に防ぐことが可能になります。
現場での人員の欠落が大きなダメージとなる飲食店には、特に強力な機能です。
・メール連携
メール通知機能のある各種ツールと連携し、Talknoteに自動投稿をすることができます。各種ツールからのメールをTalknoteで確認できるので、情報の一元化や複数のメンバーでの共有が可能です。
・既読、未読メンバーの特定
投稿をどのメンバーがすでに読み、どのメンバーがまだ読んでいないか、特定することが可能です。既読・未読のメンバーを確認すれば、重要な情報の伝達漏れなどを防ぐことができます。
