働き方改革にもつながる効果

 ではチャットワークは具体的にどこが優れているのか。神徳氏はコミュニケーションツールの代表であるメールとの違いをこう説明する。

「メールは必要な時に必要なメールを探し出すのが大変です。タスクごとにフォルダに分けて管理していても数が多くなると探しにくくなりますし、やり取りも断続的になりがちです。チャットワークはタスクごとにグループチャットが分かれているので、必要な情報をすぐに見つけることができます。追加メンバーをグループに入れた時は、さらに便利さを実感できました。メールでは過去のやりとりを全て転送しなければならず、追加メンバーも画面をスクロールさせて下(古いメール)から読んでいかなければなりません。その点、チャットワークなら転送の必要もありません」。

神徳氏のチャットワークを活用したコンサルティング支援イメージ
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 顧客との連絡も容易になった。神徳氏は常時20~30の法律事務所を担当しているが、お互いに忙しく、電話をかけても出られないケースが頻繁にあった。電話をチャットワークに置き換えると隙間の時間を使ってやり取りができ、メールのようなタイムラグもあまり生じない。

 顧客の問い合わせに対しても、チームメンバーの誰でも対応できるようになった。顧客の評価が高まり「以前は個人で仕事をしていた印象が強かったのですが、チャットワーク導入後はチームで仕事をしていると実感しています」。

 日々の効率化に加え、神徳氏が産休・育休を経験した時にも、チャットワークで仕事の引き継ぎを行い、休暇中もチェックしていたことで、スムーズな復帰ができたという。「不在中や休暇中もチャットワークでつながっていることで、安心して働く環境の整備にもなります」。

 生産性の向上や長時間労働の是正につながるのはもちろん、柔軟な働き方ができることから子育て・介護などの仕事の両立にも一役買う。こうした効率的なコミュニケーションツールの導入は、取り組みとしては小さなことであるように見えて、働き方改革にとっては大きな効果にもつながるのだ。