メール中心のやりとりによる弊害 コミュニケーションの課題をどのように解決するか

メール中心のやりとりによる弊害
コミュニケーションの課題をどのように解決するか

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 現状のコミュニケーション環境に課題を感じている企業は少なくないのではないだろうか。さまざまなツールの導入で、確かに以前に比べれば便利になった。しかし、部門横断的なやりとりが増え、スピードへの要求度が高まる中、個人の負担は増大しているように見える。

 特に課題が指摘されているのがメール中心のコミュニケーションだ。増殖したCCメールの中に、本当に重要な情報が埋もれてしまう。あるいは、添付ファイルによるネットワーク帯域の圧迫が懸念される例もある。

 こうした課題を解決するため、メールからビジネスチャットへのシフトを進めている企業が出始めている。部や課、あるいは期間限定のプロジェクトチームなどが、ビジネスチャット空間にグループをつくり、情報を共有するというスタイルだ。

 ビジネスチャットでは、いきなり本題に入るのが普通。メールのような堅苦しいあいさつなどは不要だ。直感的なインターフェースのため、誰が誰にどのようなメッセージを発したかが、時系列を追ってすぐに分かるので情報共有を効率化できる。

 ノウハウの共有もしやすい。例えば、部長が課長のAさんの行動を褒めたとしよう。同じチャットのグループ内で、他のメンバーもその会話を目にしている。他の課長やメンバーは、自分たちの行動の参考にすることができるだろう。

組織の風通しを良くして
アイデアの流通を促進

 社内ネットワークの効率化にも有効だ。ビジネスチャットの場合には、必要な人がファイルサーバーなどに取りに行くという感覚。ネットワーク帯域への負荷も軽減される。

 外部環境の変化が激しさを増す中で、コミュニケーションの重要性はますます高まると考えられる。部門内、部門横断で情報を共有し、素早く行動を起こせるかどうか。その能力が企業の競争力を左右する。

 例えば、営業担当者が得た顧客の声を商品企画担当者にスムーズにつなぐことで、より良い商品作りが可能になる。部門間の風通しを良くして従業員満足を高めれば、やがて顧客満足向上にも反映されるに違いない。アイデアの流通促進は、イノベーションを後押しするだろう。

 コミュニケーション環境は多方面に影響を与える。ビジネスチャットなど多様なツールが登場している現在、コミュニケーション環境を見直すタイミングといえるかもしれない。


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