経営 × 総務アウトソーシング

総務の仕事内容と必要なスキル、役割とは?

2017年10月2日
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総務の仕事とはなんでしょうか? 会社によって異なりますが、「他の部署に属さない多種多様な業務」と言うことができるでしょう。また、これからの総務は会社の資産を有効活用する「ファシリティマネジメント」についても考えていく必要があります。ここでは総務の仕事の内容と必要なスキル、役割について解説します。

従来型の「総務の仕事」とは?

 まず、従来の「総務の仕事」とされる業務について見ていきます。

・物品の管理
 筆記具やコピー用紙など事務用品の管理や、社員の名刺、会社封筒の発注といった消耗品の手配を行います。消耗品は在庫管理をきっちりと行い、切らさないようにします。会社によっては部署ごとの事務員が行うこともありますが、一般的には総務の仕事とされています。また、消耗品以外にも備品や資産管理も総務の仕事です。

 会計上資産計上できる備品を管理している資産台帳以外にも、持ち運べる備品については別途台帳を作成し、どこにあるか、現在使用できる状態か、貸し出している場合は誰にいつ貸したかなどを常に管理します。

・保守管理
 会社の機器や設備の保守を行うのも総務の仕事です。OA機器や施設の設備の保守契約を想定し、そのコストを比較検討して進めていきます。緊急時に故障を起こした場合などはすぐに対応してもらえる体制を整えておき、修理が完了するまでの代替手段が用意できる場合はあらかじめ準備しておくなども行います。

・社内規定の作成・改定
 会社を経営していくにあたっての定款などの「基本経営規定」、組織に関連したルールをまとめた「組織規定」、業務を行う上でのルールとなる「業務関連規定」、経理処理に関する「経理規定」、人事労務関連の「人事規定」、総務関連の「総務規定」など、多岐に渡る社内規定を作成し、変更の必要が出た場合には都度改定します。

・文書管理
 株主総会、取締役会での議事録、社外との契約書、その他社員名簿や株主名簿など、社内文書を整理してファイリングしておきます。いつ、どこで、何を行ったかをすぐに判断できるように管理します。

・株主総会の運営
 株主総会の開催に向けて、招集通知の発送、当日必要な経産資料や会社規定などの各種資料の準備、議事運営にあたってのシナリオや質疑応答対応、想定問答の作成などを行います。株主総会当日では議長の補佐として議事進行がスムーズに終わるよう対応し、終了後、総会議事録を作成します。

総務の仕事におけるお客様は社員?

 社外とのやり取りもある総務ですが、やはり仕事上最も多く接するのは自社の社員です。社員が働きやすい環境を整えて、業務に支障が出ないようサポートすることが、総務業務の大前提となります。

 ちなみに実務を行う担当者は、社員のために「縁の下の力持ち」になることや他人の世話を焼いたりすることが苦にならない人が向いています。またキャリアアップを考えるなら会社の資産をどう活用するか、社員のパフォーマンスをどう上げるかなど、経営的な視点を持って行動できるかも重要となってきます。

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