書きづらい内容を、ニガテな英語で書かなければならない時、悩みに悩んでいつまでも書けない…ということはありませんか? 『思い通りに相手を動かす 英文パワーメール20の鉄則』の著者が、面倒な内容のメールを英語で悩まずに書くテクニックを紹介します!

 謝罪、断り、難しい依頼、催促などをメールでするときは、どう書いたらいいか悩むところです。
 とくに、海外とのビジネスで英語で書く場合、書き方をあやまると、今後の関係にひびが入ったり、取引がとん挫してしまったり、ときには訴訟沙汰、賠償を求められたりする可能性もあります。

 今日は、そんなときに使える、書きづらいことをうまく書く方法を紹介しましょう。

今日の鉄則:書きづらいことをうまく書く方法
まず状況説明。次に「その状況がそうさせた」と書け!

 (1)まずは、こちらの状況をていねいに説明します。
 (2)そして、相手がある程度、事情を理解したころをみはからって、
 「この状況が(私たちに)そうさせた」と書くのです。

 たとえば、謝罪では、(1)不都合なことがおきた理由をていねいに説明し、(2)その後に、「このことが私たちに○○させた」と書きます。
 難しい依頼の場合も、まず、(1)こちらの状況をていねいに説明し、(2)「この状況が私たちに依頼をさせた」と書きます。

 こちらの状況を理解した後であれば、相手は納得しやすく、しかもこの謝罪や依頼は「状況」のせいであって、私たちのせいではない、という雰囲気を作れます。

 企業が出す英語のメールやプレスリリースを見ると、このフォーマットで書かれているものが多いことに気づくでしょう。

 英語は、無生物(itなど)を主語にした文章がよく使われる言語なので、このような書き方はとても自然です。
 主語を人にしないことで、人に責任を負わせない(責任の所在をコトにし、できるだけ狭く限定する)ことができます。

 では、実際のケースをみてみましょう。

 海外の代理店から、現地で開催される大きな入札で勝つために、商品の卸値を10%値引きしてほしいと言ってきました。日本側としては、入札で勝ってほしいものの、3.5%しか値引きできない状況です。

 このようなときは、「今日の鉄則」にしたがって次のように書いていきます。

 (1)まず、値引きができない日本の厳しい状況を、具体的に説明する。
 (2)そのあとに、「この状況が値引きを難しくさせる」と書く。

 ポイントは、しっかり状況説明をすることと、主語を「私たち」ではなく「状況」にすることです。
 10%の値引きができないのは、私たちがケチなわけではなく、この状況のせいであるという雰囲気を作ります。

 日本語表現にとらわれていると、私たちを主語にして、「(私たちは)値引きすることができません」と書いてしまいがちです。しかし、生き物以外のものを主語にできる英語の特性を利用して、「この状況」を主語にしましょう。

 ◆残念なメール

『思い通りに相手を動かす 英文パワーメール20の鉄則』より、ダメなメールの例。右のふきだしは、メールを読んだ相手の気持ち。理由もいわずにいきなり3.5%という数字を書いたので、相手はわけがわからないし、不満に思う。
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◆今日の鉄則を使って書き直したパワーメール

『思い通りに相手を動かす 英文パワーメール20の鉄則』より、よいメールの例。太い文字はポジティブな内容を、グレーの文字はネガティブな内容を表す。グレーの文字が減って、ポジティブな文章が増えている。きちんと状況を説明して、相手ががっかりしつつも理解したところで、3.5%の値引きを提案。まあ、それでもいいかという気持ちにさせている。
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 「パワーメール」では、最初にポジティブな言葉を使ってよい雰囲気を作って、相手の心を開いてから、こちらの状況を説明しました。そして、相手が値引きは厳しい状況だと感じたところで、3.5%のオファーを出しています。

 そして最後に、前向きな言葉をそえて後味をよくして終わっています。
 ここまで書けば、相手を説得できる確率はかなり高まるでしょう。

 この、書きづらいことを伝える書き方は、拙著『思い通りに相手を動かす 英文パワーメール20の鉄則』で、「鉄則8:不都合なことを書く時は、まず状況説明。次にその状況がそうさせたと書く」として紹介しています。
 一文ごとの詳しい解説や、ネイティブによるよりこなれた例文なども紹介していますので、ご覧になってみてください。
 
 今日の鉄則は、謝罪、断り、催促、依頼など多くの場面で活用できます。
 フォーマットとして覚えておくと、悩まずにすらすら書けるようになっておすすめです。