海外に製品やサービスを売り込むチャンスはますます増えていますが、英語が苦手だと、展示会や出張に行くのもついつい億劫になってしまいます。それでも、ビジネスチャンスは英語の上達を待ってはくれませんから是非トライしたしところ。しかも、多少発音や文法がおぼつかなくても、「この日本人、できる!」と海外バイヤーをとうならせることができるんです! そのポイントは、商談プロセスに応じて詰めるべき事項をきちんと押さえていることと、そういう交渉に必要な英文フレーズがとっさに出てくるよう覚えておくこと。この二つを一気に押さえられるのが、新刊書籍『海外出張/カタログ・ウェブサイト/展示会で 売れる英語』です。これまで数多くの産業財・消費財の海外販路の開拓支援にたずさわってきた著者がそのノウハウを余すところなくまとめた本書の一部をご紹介していく本連載、今回のテーマは海外商談後のフォローアップや営業開拓のために、海外の取引先候補に電話をかけるときのコツです。

 海外に製品を売り込むために、営業をかけたり展示会で会って好感触だった人に、フォローアップの電話をしていますか? メールで連絡しても返答がなかったり生返事しか返ってこない場合でも、電話をすると案外すんなり事が運ぶこともありますから、こまめなフォローは大事なことです。

 ただし、海外に英語で電話をかけるとなると、対面で話す以上にプレッシャーがかかるものです。

 電話は誰がそれを取るか分かりません。知らない人が出た時は、どうやって説明すればよいだろうか?とかかける前からドキドキしきます。そういう電話で使える表現や、やりとりを学びましょう。

対面の英会話には慣れても、英語で電話をかけるとなると緊張するものだ…

 まずは展示会などで出会った人に電話する場合です。

<基本例>
Hello, I am Yutaka Osawa. I recently met Mr. Smith at the MDM Expo.
こんにちは。私、大澤 裕と申します。先のMDM展示会でスミス氏にあいました

He asked me to give him a call after the show, and I promised him I would. 
展示会後に電話をくださいと頼まれ、彼にそれを約束しました。

Could you connect me to Mr. Smith, please?
この電話をスミス氏につないでもらえますか?

応用表現:
I would like to follow up on some material I sent Mr. Jones last week.
ジョーンズ氏に先週送った資料についてフォローアップしたいのです

 そこで、担当者が出てくれたら、本題に入りましょう。
 製品の印象を聞いたり、その後、社内での決裁状況などを尋ねてみます。

Would you tell me how the people in your organization see our product?
御社の方々が我々の製品をどのように見ているか教えてもらえますか

Since we last spoke, has anything with your plans changed?
前回お話しさせていただいた時から、貴兄の計画に変更はありましたか

Next we plan to visit Europe in September. If possible, we would like to visit your company to further explain our products. Would you be available?
次回は9月にヨーロッパ出張の予定があります。もしよろければ御社にもお伺いしてさらに説明したいのですが、ご都合はいかがでしょう

 次に、少し難易度が上がります。
 展示会などでも会ったことはないけれど、雑誌を見たり評判を聞いて、取引を検討してもらいたいような、本当に初めてアプローチする会社に電話をかける場合です。

 まず担当者につないでもらうところから始めなければなりません。

<例1>
Hello, my name is Yutaka Osawa, Pinpoint Marketing Japan.
こんには。ピンポイント・マーケティング・ジャパンの大澤と申します

I read an article in this month's Nature that your company has developed a completely new solar panel system.
今月のネイチャー誌で、御社がまったく新しい太陽光パネルシステムを開発されたという記事を読みました。

I would like to speak with somebody regarding how we can assist your company with the fabrication.
その製造について我々が御社をお手伝いできないかご担当者とお話ししたいのです。

Could you please connect this line to someone in charge?
この電話をご担当者につないでもらえますか?

   *Someone in charge, the person in charge: 担当者

<例2>
Hello, this is Osawa from Pinpoint Marketing Japan.
こんにちは。ピンポイント・マーケティング・ジャパン大澤と申します

I am calling because we have a new online software program that might be able to help your marketing department.
我々は御社のマーケティング部門を支援できうる新しいオンラインのソフトウエアをもっているので電話しています。

What is the best way to get in touch with your marketing director?
マーケティング部門のディレクターにご連絡するには、どうすれば一番よいでしょうか?

 こうやって担当者につないでもらったものの、どうも間が悪そうだと感じるときもあるでしょう。その場合は、深追いせずに、いったん間をおきましょう。

You sound like you are in a hurry today.
今日は、お忙しそうですね

When would be a better time to catch you?
電話をかけるのによい時間がありますか? 

 電話も最初は緊張しますが、臆せずゆっくりはっきりと話してみましょう。何度かかけていると、慣れてくるものです。

 特に展示会は、その場で名刺を集めるだけでは効果がなかなか上がりません。関心をもってくれた会社にフォローするのはすごく重要です。もちろんメールも有効ですが、メールで意思の疎通がうまくいかないなと思ったり、すぐにまた出張などで営業に伺える機会があるときは、電話がスピーディーです。思い切ってかけてみると、想像以上の成果があがるかもしれません!