社会人ならば誰しもが日々付き合っている「メール」ですが、その文面に悩んだことのない人はいないはず。「やたら長すぎて伝わらない」「丁寧のつもりが誤った日本語」「冷たい印象を感じる」「慇懃すぎて逆に失礼に感じる」…こんなメールをもらって驚いたことはないでしょうか?そこで、いま話題の書籍『気のきいた短いメールが書ける本』を参考に、気のきいたお願いメールが書けるテクニックお届けします。

仕事でお願いをするときのメールの基本

 小さなお願いごとから大きな仕事の依頼まで、メールでお願いごとをする機会は数多くあります。ただし、同じ“お願い”でも規模や相手によって、丁寧さを変えて書き分ける必要があります。

 日程を調整するときについ書いてしまいがちなのが、「2月15日が空いていたらお願いします」など、「空いていたら」という文言。日程が先に決まっている場合でも、「空いていたら」というのは失礼にあたるので「2月15日に予定しておりますが、ご都合はいかがでしょうか」などと書きましょう。

 依頼といっても、スケジュールや予算によっては破談になることもありうる場合、以下のとおり「お願いしたいが、条件があるので、まずは相談」と段階を踏んで依頼を進めます。

新しいお仕事のお願いがあり、メールさせていただきました。

弊社では、今年の秋に発売予定の新商品について、
特設ウェブサイトを設けて販促する計画があり、
ぜひ貴社に制作をお願いしたいと考えております。

制作期間、予算などについて希望もあり、
一度、ご相談させていただきたいのですが、いかがでしょうか?

ご多忙のこととは存じますが、
今月中にお時間をいただけるようですと助かります。
お返事をお待ちしております。
『気のきいた短いメールが書ける本―そのまま使える! 短くても失礼のないメール術』 中川路亜紀・著 ダイヤモンド社・刊 定価:1300円(税抜)

 仕事や返事の期限などを書き添えるときは、「たいへん勝手ではございますが」などと添えるのも気のきいたメールといえます。

仕事の発生が決定したら、

先日ご相談致しました件につき、
正式にご依頼申し上げたく、メールを差し上げます。

などと正式依頼するとスムーズです。

 そのほか、相手に熱意を伝えたいときは、「ぜひとも先生にご登壇いただきたく、お願いのご連絡を差し上げました」など、「ぜひとも」は常套句となっています。

 逆に、相手の自由意思に任せるお願いをするときは「よろしければ次回もご協力いただけないかと思っております」など、お願いの状況にあわせてひとこと添えるのが気のきいたメールといえるでしょう。