8万部超のベストセラー『アウトルック最速仕事術』の著者・森新氏によると、アウトルックの導入企業では、エクセルやパワーポイントよりもはるかに多い「一人当たり年間平均500時間」をアウトルックだけに費やしているという。しかし、その実践的なスキルをまとめた書籍はこれまでなかった。本連載では、大手企業も続々取り入れている「たった90分で年間100時間の時短ができる」と話題沸騰のセミナーのノウハウをまとめたこの1冊の内容から、ビジネスパーソンの時短に大きく貢献するアウトルックの技術をお伝えしていく。
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「メールは削除しない」が一番速い
受け取ったメールは受信トレイに放置しない、という話を前回の連載でしましたが、フォルダー分けもしない、受信トレイにも残さないとなったら、いったいメールをどこに置けばよいのかということになります。
すべてのメールを検索できる形で保存するには、フォルダーを1つ作って、読んだメール、対応が終わったメールをそこに入れます。本書では、このフォルダーに「アーカイブ」という名前を付けます。
アーカイブは、文書の保管場所といった意味です。複数のファイルを1個にまとめたものという意味もあります。といっても、アウトルックで用意するアーカイブは、何か特別な機能を持つフォルダーではありません。普通にフォルダーを作るだけです。
さて、読んだメールすべてをアーカイブに保存するとなると、「不要だと思ったメールも保存するのか」、「メールの削除はいつ行ったらよいのか」という疑問が生じることでしょう。答えは簡単です。メールは削除しません。
メールを削除するには、削除してよいかどうかを都度判断する必要がありますが、この時間がもったいない。判断せずにアーカイブフォルダーに移動することに決めておけば、迷ったり、考えこむことなく作業を進められます。
なお、まったく見ないにもかかわらず頻繁に送られてくるダイレクトメールなどは、削除ではなく配信停止にしてしまいましょう。
ただし、例外があります。もし、メールボックスの容量が少なかったら、その容量に収まるように、容量が大きい不要なメールについては削除をしてください。
メールボックスの空きがどれくらいあるかは、［ファイル］タブを開き、左の欄で［情報］を選んで「メールボックスの設定」または「メールボックスの整理」を見るとわかります。
