誠心誠意伝わる「お詫び」とは？

 メールでお詫びしてよい場合と悪い場合、両方があります。事態の重さによって、メールで済ませてはいけない場合があることも知っておきましょう。目安としては、次のように考えられます。

軽：業務上の小さなミス（資料送り忘れ、回答遅れなど）など。相手にちょっとした手間や心配をかけたが実害がなかったことは、メールでさらりとすませてもよい。

中：上のようなミスでも、第三者や他部署に迷惑がかかったときは、電話でお詫びしたり、場合によっては訪問してお詫びする。頼んだ仕事を一方的にキャンセルしたときなども、メールだけですませない。

重：顧客とのトラブル、取引先に損失が出た場合、会社としての問題になるので、上司からの指示を受けて行動する。

 では、どのように送ればよいか、例を見ていきましょう。

＞口座振込依頼書が同封されておりませんでした。

たいへん申し訳ありません。すぐにお送りいたします。
ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

「お詫び申し上げます」「申し訳ありません」を重ねてつかうと、より深いお詫びの表現になります。

このたびは、会議を延期していただくような事態になり、
たいへんなご迷惑をおかけいたしました。
心よりお詫び申し上げます。

なんとかデータの復旧が完了し、
資料が完成いたしましたので、お送り申し上げます。

今後はこのような事故のないように、
作業体制の見直しを行ってまいりますので、
なにとぞよろしくお願いいたします。