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オフィス業務の課題ナンバー1は「会議」。生産性を高める会議のルールとは?

第2回 November.1.2013 株式会社システム科学 代表取締役社長 石橋博史

オフィス業務の課題ナンバー1は「会議」。
生産性を高める会議のルールとは?

著者・コラム紹介
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前回は、企業の「メタボリック診断」の結果とともに、そこで浮かび上がった問題を解決する手法としてのHIT法を紹介した。この記事には大きな反響があり、HIT法体験講座には定員を超える参加者の申し込みをいただいた。参加者のなかには、「まさに当社の抱えている課題がここに書いてある」と共感を示す人も多かった。今回は、メタボリック診断で浮かび上がった5つの課題をどう解決するべきか、具体的な対策を考えていこう。

“メタボリック診断”に大きな関心

石橋博史 株式会社システム科学 代表取締役社長
1962年から24年間、自動車機器メーカーに勤務し、教育担当、人事、総務、工場長、社長室の職務を歴任。1986年、システム科学を設立。業務革新の実践および「HIT法」の開発・導入、2010年2月に「業務プロセスの可視化法とチャート作成システム」で特許取得。

 前回の内容を少しおさらいしてみよう。システム科学では、業務革新コンサルティングの顧客に対して、さまざまな角度から企業の実態を把握するための診断手段を提供している。「メタボリック診断」もその一つ。ものづくりの現場では、目で見てただちにメタボリックな状況(=ムダ)を把握できるが、オフィスではそれは難しい。そこで、アンケートによって社員の生の声を聞くことで、ムダを把握しようとするものがメタボリック診断だ。診断結果を他社のデータと比較して分析することで、ムダに気づき、ムダを排除するための着眼点が得られる。

 前回紹介したのは当社の直近の顧客10社・2433人を対象にしたメタボリック診断の集計結果の一部で、以下のグラフだ。

 集計結果から「オフィス業務の課題トップ5」を抜き出すと以下のようになる。

1位 会議運営の効率化
2位 能力開発制度の改善
3位 業務分掌の明確化
4位 ドキュメント管理の改善
5位 情報の共有化の推進

 今回は、このようなオフィスにあるムダをどう解決していくか、考えてみよう。

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