オフィス業務の課題ナンバー1は「会議」。生産性を高める会議のルールとは?

第2回 November.1.2013 株式会社システム科学 代表取締役社長 石橋博史

オフィス業務の課題ナンバー1は「会議」。
生産性を高める会議のルールとは?

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(6)事前に発信する
 会議本番を効率よく進めるために、「開催日時」「場所」「議題」といった通知事項に加えて、次のような会議情報を発信・検討しておく。
 1.会議の制限となる基準時間とコストを発信
 2.議題に対する事前情報を発信
 3.議題に対する意見を求める事項を発信
 4.その他、懸案事項があれば事前に提示、検討しておくこと(この場合、誰と、何時間かけて、結果がどうなったかを具体的に提示)が大切だ。

(7)会議に対する参加者の意識を変える
 会議の運営は、参加者トップの旗振りが大切。主催者がその都度お願いして、全員の「タイム・マネジメント」の意識を向上させるよう努めることであたりまえになる。

会議は対話の場。減らすことより対話を広げる努力を

 「うちの会社は会議が多い」「少しは考えてほしい」と考えているビジネスマンは多い。確かに、貴重な時間を割いて参加しているわりには、生産性の低い、ムダな会議が多いのが実態なのだろう。かといって、「会議時間の半減」などの目標を掲げて、無理やり削減しようとしてもなかなかうまくいかない。全く意味のない会議というのはそうそうないし、無理やり半分の時間で終わらせても、議題が消化不良になってしまったら、後から余計な仕事が増えるだけだ。

 本来、会議というのはお互いの対話を通して、新しいアイデアを生み出したり、決定事項を導き出したりするための場であるはずだ。情報化社会が進むにつれて、メールなどのITを介したコミュニケーションが増えているなかで、人と人とが直接対話する会議の場は、付加価値を生み出す貴重な機会として有効に活用するべきだ。単に会議時間を減らすことだけを考えるのではなく、対話の輪を広げる努力をすべきで、前述したような方法を用いて、ぜひ効率的で有効な会議を実践すべきである。

 さて、オフィスの業務に潜む課題のうち2位~5位は「事務」の課題だった。つまり仕組みを改善することで大幅な効率化を図ることができる。そのためのツールが前回も紹介した「HIT法」だ。HIT法とは、業務を誰が見てもわかるチャートにして、情報の共有化を図る手法である。「業務の実態把握法を有して、目で見てわかる状態にできる」「業務を一人ひとりが分析することで、アウトプットの有効性評価やムダに気づく機会ができる」「改善提案が活発で、実益を創出(時間効果が大)でき、その時間効果を新戦力化して生産性に寄与する」といった堅実なストーリーで活動できる技法と支援ツールである。

 残念ながらこの場ではその全貌を解説しきれないので、「ダイヤモンド社一日体験講座」に参加していただきたい。「体験講座」なので単に講義を聴いて終わりではない。参加者には実際に手を動かして、日々の業務をチャート化してみることで、業務プロセス可視化の意味が理解できる。その結果、現状を打破する発見が得られるはずである。

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