ペーパーレス化の真の目的は、
書類の検索性を高めること
ＰＣ内で書類を検索して呼び出せば、紙の山、倉庫、段ボールからとり出す必要もありませんし、時間も短縮できます。手元にはデータで持っておいて、紙の資料は段ボールにでも入れて、奥のほうにしまっておけばいいのです。
決算書をどこかへ提出するときに、書類をとり出して該当箇所をコピーするよりも、ＰＣからプリントアウトしたほうが早いでしょう。去年の決算書を見るときにも、書類をとり出すよりもＰＣでＰＤＦファイルを見たほうが早いですし、契約書もさっと見ることができると便利です。
ペーパーレス化は単に紙をなくすだけではなく、書類の検索性を高めることも目的と言えます。
「紙をなくす」だけに着目すると、かえって非効率になりがちですし、どんな機器を使うか、データはどう整理するか、どんな書類をデータ化するかなど総合的に考えなければいけません。
以前、「領収書はいったんスキャンして、ＰＣ上で見ながらデータ入力する」という話を聞いたことがあります。領収書自体は紙で保存しておけば、こうしたことも可能です。
（次回掲載は未定です）
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