経営 × オフィス

営業にとって“電話は命”
会社がしっかり管理したほうがいい

河合起季
【第13回】 2014年11月7日
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電話による
社内コミュニケーションの重要性

 今回、スポットを当てたのは、エレクトロニクスの総合商社、加賀電子。今年3月の新本社移転を機に、電話による社内コミュニケーション基盤を刷新し、業務のスピードアップと効率化を図った会社だ。

 同社の営業部は、もともと電話をメインのビジネスツールとしてきた。総務部総務課の仲森友則課長は、その背景を次のように話す。

加賀電子総務部総務課の仲森友則課長(左)と、システムを開発したグループ会社加賀ソルネットの営業二課酒井雅志課長代理(右)

 「これは当社の企業文化ともいえるでしょう。営業担当者は、まずお客様に直接会って商談し、電話でフォローするのが基本。メールを送った後も必ず電話でお客様の声を直接聞いて反応をつかみ、コミュニケーションを図るスタイルが根付いています。メールだけで完結することはほぼありません。言葉の微妙なニュアンスがつかめず、せっかくのチャンスを逃してしまうことにもなりかねないからです」

 顧客から問い合わせも多いというが、変化の激しいエレクトロニクス業界だからこそ、より迅速な対応が求められる。

 そのため、メールのない頃は、現場で動く営業担当者をオフィスに常駐するアシスタントが電話取次業務などでバックアップしていた。現在でも営業担当者数人に対してアシスタントが1人。いかに電話を重視しているかが窺えるだろう。

 携帯電話が登場してからは営業担当者全員に会社貸与の業務用携帯電話(ガラケー)を配布し、内線転送などを行ってきた。これ自体、当時としてはかなり先進的な取り組みだったと言える。

 しかし、ガラケーの導入から5年、世の中はすっかりスマホの時代に。そこで今回、電話をより有効活用するための取り組みがスタートしたのだ。

営業効率化のターゲットは
名刺情報の共有と電話の取次

 「以前は、営業が外出先からアシスタントに『○○会社の△△さん』の名刺を探して!』といった電話をすることがありましたので、外にいても端末で取引先の名刺や社員の内線番号を手軽に検索できたら便利だなと。そうした営業活動がスピーディになるようなシステムを組めないかというのが始まりでした」(仲森課長)

 システム構築に向け、中心となって動いたのは、グループのIT企業である加賀ソルネット。Web電話帳システムも合わせてバージョンアップした。

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