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速さは全てを解決する 『ゼロ秒思考』の仕事術
【第2回】 2015年1月28日
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赤羽雄二

会議の半減とホワイトボードの活用で
生産性は数倍になる

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会議の数、出席者を半減させる

 会議の改善は、時間を半減するだけに留まらない。大きな企業であればあるほど会議の数が多く、しかも内容的には若干重複していたり、1つにまとめればいいものを分けて開催したりしている。一度決めたらすぐに実行して成果を出せばいいのに、予備検討会、一次検討会、二次検討会、中間報告会、最終報告会事前打合会、最終報告会など延々と続く。

 これらの会議の数を半分に減らすことは十分可能なはずだ。会議の数はどんどん増えていくので、半年に一度は棚卸しをして、数を半分にすべきだ。会議のかなりの部分は気休めであり、決定の先延ばしにすぎない。会議の場で新製品、新サービスが生まれ、成功することはない。

 さらに、会議の出席者を最小人数に絞り込むことも、仕事を速く進めるうえで非常に重要になる。日本企業の会議は、会議の目的がはっきりしないこともあり、発言しない人も含めて非常に多くの人が出席する。つまり、情報共有のための多人数会議になっている。これを必要最小限に絞ることで、会議の総時間、総コストが大きく減る。自分や部下の生産性も大幅に上がる。

 会議で情報共有することが大事だと考えている人も多いが、資料をメールで共有すればすむことも多い。各自が資料を見て、質問があれば社内ネット上で質問するようにすれば十分だ。月次朝礼のような顔を合わせた場で重要な発表をし、そこで質疑応答をするのはもちろん効果的だが、ほとんどの会議はそこまで差し迫っておらず、資料を見るだけですむことが多い。

 会議は出席者が少なければ少ないほど、よい意味での緊張感が高まり、意味ある会議になる。3~5人くらいであれば真剣にならざるを得ないし、一言も聞き漏らさないように集中できる。20人もいたら、緊張感がゆるむのは必定だ。

 会議の数、出席者を最小限にするには、会議コストを明示するとある程度の効力がある。役職ごとの福利厚生費を含めた時間当たり費用を、簡単なエクセルシートの表にしておく。会議の出席者の役職、人数、会議時間を入力すると、即座に会議にかかる総費用が計算できる。これを招集通知のたびに必ず明示するようにしておけばいい。

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赤羽雄二(あかば・ゆうじ) 

東京大学工学部を1978年に卒業後、小松製作所で建設現場用ダンプトラックの設計・開発に携わる。1983年よりスタンフォード大学大学院に留学し、機械工学修士、修士上級課程を修了。1986年、マッキンゼーに入社。経営戦略の立案と実行支援、新組織の設計と導入、マーケティング、新事業立ち上げなど多数のプロジェクトをリード。1990年にはマッキンゼーソウルオフィスをゼロから立ち上げ、120名強に成長させる原動力となるとともに、韓国企業、特にLGグループの世界的な躍進を支えた。2002年、「日本発の世界的ベンチャー」を1社でも多く生み出すことを使命としてブレークスルーパートナーズ株式会社を共同創業。最近は、大企業の経営改革、経営人材育成、新事業創出、オープンイノベーションにも積極的に取り組んでいる。著書に『ゼロ秒思考』『速さは全てを解決する』(ダイヤモンド社)、『マンガでわかる! マッキンゼー式ロジカルシンキング』(宝島社)などがある。

 


速さは全てを解決する 『ゼロ秒思考』の仕事術

赤羽雄二氏は、マッキンゼーで14年間活躍するなかで、同社のソウルオフィスをゼロから立ち上げ、120名強に成長させる原動力となるとともに、韓国企業、特にLGグループの世界的な躍進を支えた人物だ。現在も複数の大企業の経営改革を進めつつ、10 社を超えるベンチャーの経営支援を行ないながら、ブログも週2本書き、年間50 回を超える講演・ワークショップをこなしている。今回はその驚異的な仕事量を実現する仕事術のうち、特に参考になると思えるものをピックアップし、具体的に明かしてもらった。

「速さは全てを解決する 『ゼロ秒思考』の仕事術」

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