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すぐに役立つビジネス文書実践講座
【第14回】 2008年5月21日
著者・コラム紹介バックナンバー
中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

[社内文書サンプル集4・始末書・諸届け]
自分の責任を認め、「お詫び」と「誓い」をきちんと書く

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●始末書
始末書は、社員として会社に迷惑をかけたり損害を与えたりしたときに、会社に対してお詫びし、「二度としません」と誓うための文書だ。事件や事故が起こったら、すぐに上司に報告し、相談することが大切。始末書は一段落してから書くものなので、始末書の中で詳しい経緯を説明する必要はなく、自分の責任を認め、「お詫び」と「誓い」を書く。始末書に似たものに進退伺いがあるが、こちらは会社を揺るがす大きな事件・事故のときに、責任者が自分の責任を認め、辞表と一緒に提出するもの。

●諸届け
 諸届けは、退職届を除き、会社に用紙が備えてあるはずだが、前例がない休職をとる場合など用紙がないことが考えられる。今回は、その文例を掲げた。

始末書サンプル
【CASE1】交通事故を起こした!

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平成○年8月28日

営業課長
  秋山秀一様

営業課
君島正己

始末書

 私は、平成○年8月22日午後4時頃、商品を配送中に運転を誤ってブロック塀に衝突し、営業用車両および商品を破損する事故を起こしました。

 私の不注意のために会社に多大な損害を与えたばかりか、納品先および事故現場の民家にもたいへんなご迷惑をおかけし、会社の信用を傷つける結果となりましたことを深く反省し、心からお詫び申し上げます。

 今後は二度とこのような不始末を繰り返さぬよう、十分に注意しますことを固くお誓い申し上げます。

【破損物】
営業用車両(車両番号8番、○○○○バン)
商品(FFK210、6ケース)
ブロック塀(北区○○2-45、川島吉男氏所有)

以上

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【この文例のポイント】
 会社に与えた損害が大きく、責任を問われてもやむをえないような場合は、最後に「今回の不始末について、どのような処分を下されても異議はございません」と書き添え、反省の気持ちを深く表現する。

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中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

1956年神戸市生まれ。早稲田大学第一文学部卒業。出版社勤務を経て、コミュニケーション・ファクトリーを設立。著書は『気のきいた手紙が書ける本』、『ビジネス文書の書き方』、『[新版]これでカンペキ! 誰でも書けるビジネス文書』『そのまま使える!ビジネスマナー・文書』など


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