経営×総務

企業を取り巻く環境変化が激しい中、企業の骨組みを構築する総務も従来通りでよいわけがない。守りから攻め、管理総務から戦略総務への脱皮が喫緊の課題である。では具体的にどのようなプロセスで戦略総務を実現すべきなのか。ソニー株式会社で総務センター長を経験し、現在は一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアム(FOSC)の代表理事を務める小山義朗さんにうかがった。

総務業務3つのステージ

企業を取り巻く環境変化が激しい中、企業の骨組みを構築する総務も従来通りでよいわけがない。守りから攻め、管理総務から戦略総務への脱皮が喫緊の課題だ

 まず、総務業務には「オペレーション総務」「管理総務」「戦略総務」の3つのステージがあります。

 「オペレーション総務」とは、SLA(サービスの提供者とその利用者との間に結ばれるサービス水準に関する合意)やKPIの設定の中で、決められたことを決められた通りに行う仕事のことです。具体的には、入退館対応や、警察・消防や団体との連携、応接室・会議室、給茶サービスの運用、コピーやメールの運用管理などがあります。

 「管理総務」には、もう少し大所高所に立ったマネジメントの意識が必要となります。先のオペレーション業務に加え、何か変化や異常があったときに、そのまま従来通りの仕事をするのではなく、変化や異常値を察知し、適正な改善を行うことまでも含みます。業務の範囲は車両関連、ホームページ運用、福利厚生、レイアウト・スペース管理、安全衛生・防災関係など非常に幅広く(図表①)、各業務の細部までしっかりと管理することが求められます。

 そして「戦略総務」とは、現状を十分に把握した上で、BPR、問題・課題解決のための改善、そして総務部門としての改革を推し進め、企業にとって総務が必要不可欠な存在になるということです。表現としては簡単ですが、いざ実行するとなると大変難しいのが実際のところです。

 管理総務がオペレーション総務と違うのは、〝変化を察知し、その変化に対して対応する〟ことを求められるところです。水道光熱費の例でいえば、エネルギー消費量において季節的変動要因を超える金額や数値の変化があった場合、その原因を追究し改善をはかります。

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