営業のスピードアップが求められるものの、営業事務などの業務の煩雑さは減らない。後回しになりがちなバックオフィスの効率化を図ることで、生産性はさらに向上するはずだ。
ノウハウが必要な仕事を見極め
上手にアウトソーシングを活用する
岡 正樹日本能率協会（JMA）
経営人材センター
経営支援グループ
人材活性化推進チーム
エキスパート・主任研究員
おか・まさき 人材育成や経営支援を行う日本能率協会で、同分野の研修プログラム開発や講師として活動。「生産性向上」を主なテーマとし、人材・組織・業務の各視点からコミュニケーションや業務プロセスの見直しなど幅広く取り組んでいる。
近頃クラウド営業支援ツールなどの登場で、営業スピードは飛躍的にアップしている。その一方で、事務作業や管理業務の量が増え、営業事務やバックオフィスの業務は日々煩雑になってきているのが実情だ。もともと「請求書発行」や「会計・経理」さらには「勤怠管理・人材管理」や「給与計算・経費精算」など、営業をサポートするシステムの更新は、営業のシステム導入に比べて後回しになりがちだ。逆に言えば、こうした部門の効率化を図れば、必然的に営業の効率化も図られ、生産性の向上に結び付く。
業務効率化による生産性向上は、もはや日本企業にとって必須の取り組みともいえる。業務改革による生産性向上に知見を持つ日本能率協会の岡正樹主任研究員は、「労働人口の減少と国内マーケットの縮小は必然であり、グローバル化が加速度的に進む中、業務の効率化で生産性を高めなければ企業は生き残っていけない」と警告する。
例えば労働人口の減少で急務なのが、女性活躍推進である。定型的なバックオフィスは女性社員が担うケースが多いが、業務の効率化で専門性の高い業務の担い手になることができれば、企業にとって大きな戦力となる。また、業務の効率化で営業の事務作業が削減できれば、営業はより専門性を発揮でき、提案の質が高まり、ひいては生産性の向上が実現する。
「バックオフィスの効率化を図るため、人事・経理・総務などの間接業務を１カ所に集約するシェアードサービスを導入する企業もあります。しかし逆にデータのやりとりが煩雑になり、結局元に戻したという例も多く聞きます。であれば、自社ノウハウが必要な仕事を見極めて、最大限にアウトソーシングを活用するという方法も有効だと思います」。岡主任研究員によれば、経費や人事の業務など、これまでノウハウが必要で社外には出せないと考えられてきた業務が、意外にも定型化やシステム化が可能で、十分に外注できるケースが多いという。システムのセキュリティの進化もそれに一役買っている。
ちなみに生産性の向上で企業が陥りやすい失敗は、部分最適を考えてしまうこと。ありがちな例として、営業の最適化を図ったのはいいが、他の部門にしわ寄せが行ってしまうことがある。「それは仕事が移管されただけで、効率化になっていません。生産性の向上を考えるならば、常に全体を考えて業務の効率化をデザインする必要があります」（岡主任研究員）。
まずは自社のノウハウが絶対必要な部分と、外注できる部分を見極めること。バックオフィスの人件費の余裕を持たないベンチャー企業などは、当初から事務業務を外注するケースも少なくないという。なぜならその分、専門性を持った人材を本来の業務で有効に使える環境が整うからだ。
