しかし、初めての人への連絡がいきなりファックスだけで、その前後に何の連絡もないのは失礼。少なくとも電話できちんと挨拶しよう。

 また、なるべく早く相手に見てもらいたいときも、電話でフォローをしたほうがよい。ファックス機は1人で1台つかうわけではない。本人が取りに行かない限り届いたものはそのまま、というのんびりした会社もあって、「午前中にファックスを送ったのですが」「あ、ちょっと見てきます」なんてこともあるので、注意しよう。

【Point3】受信用紙は相手持ち

 ファックスを「速い手紙」と考えていないだろうか。

 その意識は少し修正しておこう。とても細かいことだが、ファックスを送れば受信側のファックス用紙を消費する、ということを頭の片隅においてほしい。つまり、ファックスは手紙と違って「紙は相手持ち」なのだ。

 もちろん、1枚50銭程度の紙代に目くじらを立てる人はいないかもしれないし、紙をケチっていては仕事はできない。

 しかし、実際に用紙代が問題にならなくても、マナーの上では「相手の紙をつかう」という気持ちは必要だ。マナーはいつも相手の立場に立つことから始まる。

 そこで、

・初めての相手にファックスで文書を送りたいときは、先の電話で「ファックスでお送りしてもよろしいでしょうか」(本来は郵送すべきだが、というニュアンスで)と承諾をとる。

・気軽に送れるからと、やたらに不要なものまで送らない。郵送なら全部送ってしまうような書類も、ファックスでは不要な部分をなるべく除くようにする。

・5枚以上の書類を送りたいときは、相手に電話で「○枚ありますが、ファックスでお送りしてもよろしいでしょうか」と聞く。特に、相手側が会社ではないときは、ファックス用紙のストックが限られている場合もあるので気をつける。また、相手方が感熱記録紙(ロール状)で受け取る場合、大量の感熱記録紙は何かと扱いにくく、結局それをまたコピーにとったりして、手間と経費をかけさせてしまう結果になる。