【Point4】ファックスで送ってはいけないもの

 ファックスで送ってはいけないものもある。その理由となるのは、

・「相手の紙をつかう」ものだということ

・鮮明度が向上しているとはいえ、やはり実物よりは不鮮明だということ

・紙質や紙の大きさが相手の機械に依存し、受信した書類の扱い勝手や保存性が悪い場合もあるということ

・ファックスは直接本人の手に渡るとは限らず、封筒にも入らないために機密が守られないこと

 などだ。また、具体的に送ってはいけない文書、ファックスに不適切な文書の種類を以下に挙げておく。

・儀礼的な内容の挨拶文

・お礼状、詫び状、お祝い状、お見舞状、お悔やみ状など、気持ちを伝えるために書くもの

・人事照会など個人のプライバシーに関するものや内密な相談ごとなど、社内とはいえ担当者以外に見られたくない内容が含まれるもの

・相手の手元で保存することを前提としたもの

・大量のもの

・細かい文字や図版が含まれるもの、原稿の印字が薄いもの

【Point5】ファックスの文面に挨拶は必要?

 さて、ファックスで書く文章は、どんなものがよいのだろう。

 手紙文のように儀礼的な形式は必要ないことは確かだが、相手に気持ちよく読んでもらえるだけの礼儀は必要だ。