「直感的にわかる」ことが
生産性を向上し、ビジネスを加速する

100の言葉よりも1点のビジュアルのほうが、情報の直感的な理解につながることは多い。「複雑な業務をフロー図に書き出してみたら、無駄な重複作業が多いことがひと目で分かった」「担当者別売り上げの推移を地図上にマッピングしたら、地域特性の影響が大きいことに気付いた」「プロジェクトの進め方のポイントを構造図で整理したら、誰もが理解しやすくなった」――こうした例は枚挙のいとまがない。では、そのためにどのようなツールを使えばいいのか。

美しいビジュアルが
直感的な理解を助ける

 そもそもオフィスレイアウト、業務フロー、ネットワーク構成、組み立て手順などは、言葉では表現できない。ノウハウ・方法論などの論理的な内容も、ビジュアルで整理してこそ「腹に落ちてくる」。それが見やすく、一つに整理されて美しく表現されていれば、理解度をさらに高めることができる（画面例1）。

 別系統で管理されているデータを一つにまとめることも、ビジネスグラフィックスの重要なポイントだ。「見える化」の合言葉でさまざまなデータが取得できるようになった今こそ、それらを直感的にわかるビジュアルで表現することが大きな効果を生み、ビジネスを加速させる推進力ともなる。

 ただし、数値をそのまま棒グラフや円グラフにして表と一緒に並べただけでは、直感的にわかるビジュアル表現とはならない。同じ売上報告でも、製品別売上、成長率、シェアの前年比、地域別売上、四半期別の売上推移などのさまざまなデータを一つにまとめ、ひと目でわかる形に整理してみよう。これまでにない発見ができるはずだ（画面例2）。

リアルタイムに変動するデータと
位置情報を重ね合わせる

 多くの人はこれまで、上に示したようなビジュアルの作成にPowerPointやExcelを使ってきただろう。しかし、その際に「予想以上に時間がかかる」「思ったように作成できない」と感じることが多いのではないだろうか。

 そもそもPowerPointはプレゼンテーションソフト、Excelは表計算ソフトであり、ビジュアル作成に特化したものではない。そこで注目したいのが、同じマイクロソフトから提供されているビジネスグラフィックスツール「Microsoft Visio」だ。他製品を使うよりも、50％の作業時間の短縮、30～40％の効率化が可能になるという調査もある（META Group Research Study, 2001）。

 4122種類のテンプレートが用意されており、手早く美しい描画が可能になることに加え、さまざまなデータソースとグラフィックとの連携、データベースとの自動同期が可能なのも大きなメリットだ。

 リアルタイムに変動するデータを位置情報と組み合わせて表現すれば、戦略上の次の一手を考える上でも大きな力になる。例えば、衣料品販売店で、在庫管理システムの商品別在庫のデータをインポートして、店舗フロアの配置図上にカラー表示する仕組みを作れば、店長から店員までが在庫動向を瞬時に把握でき、欠品の発生を低減させることができるだろう（画面例3）。

 同様に、複数工場の地図表示上に、生産管理システムのデータと、予実管理システムの目標達成率とを一つにまとめてビジュアル表現すれば、すばやい経営判断をサポートする効果的なダッシュボードとなる。あるいは、工場内の機械配置図に、機械ごとのフローとそれぞれの故障率を重ねて表示させれば、品質管理のサイクルをスピードアップすることも可能だ。

 ここで示した画面例はすべてVisioで作成したものだ。その特長を理解するには、一度試しに使ってみるのが一番わかりやすい。まずは、60日間無償でフル機能が使える評価版をダウンロードして、効果を試してみてほしい。

●「Microsoft Visio Professional 2013」の評価版がこちらからダウンロードできます。

●日本マイクロソフトでは導入検討法人向けにVisioの無償セミナーも行っています。詳しくはこちらから。