少人数の会社こそ「サイボウズ Office」が効く!社員の動き、情報を的確に把握しトップの判断を迅速化・高度化して少ないリソースで最大の効果を出す

少人数だからこそ、  知識やノウハウを結集する必要がある

 小さなオフィスに全員が揃う少人数の会社では、物理的な距離が近いだけに、社長と社員、あるいは社員同士のコミュニケーションは十分に図れていると思いがちだ。しかし、実際にはそうとは言えないケースもある。少人数だからこそ、社員一人ひとりの果たす役割が重要になり、その結果、社員それぞれが特定の業務に特化したスキルを抱え込むようになるからだ。つまり、業務の「属人化」だ。

 業務ノウハウや知識が人の中に埋もれ、周りから見えなくなる状態は、さまざまな弊害を生む。トップと社員の立場が逆転するような事態にもつながりかねないし、なにより経営者の判断が鈍る遠因となる。そうした業務の属人化も、実は「サイボウズ Office」の活用で解決できる。

<想定事例2>  業務の属人化が進み、社長が全体を把握できない!

 B社は社員十数人の会社だ。社員は営業、開発、総務などそれぞれの担当業務に長い間携わっている。ベテランの社員が多いだけに、お互いの業務内容にはあまり口を出さず、自分の役割をきちんとこなしている。あまり問題はないように見えるが、社長は危機感を抱いていた。業務が属人化してしまっているのが、その危機感の元凶だった。

 個人のカンと経験に頼った状態では、一人ひとりが本当に効率的な業務の進め方をしているかわからないし、社員が急に辞めたときに引き継ぎに問題が生じる。業務のノウハウを共有化するために社員研修会を開いたこともあるが、忙しいため続かなかった。

 そこでB社では、1ユーザー月額500円 からという低価格にひかれて、「サイボウズ Office」を試しに使ってみることに。まずは「ファイル管理」機能を使って、これまで各自がパソコンで保管していた企画書や営業資料を共有した。これにより、ベテランのノウハウを他の社員が共有できただけでなく、新たな資料作成にかかる時間も大幅に削減できた。

 また「掲示板」も活用。「業務マニュアル」や「新製品開発プロジェクト」「お客さまからのクレーム・問い合わせ」などのカテゴリを作成し、情報が埋もれないようにカテゴリ別ルールを徹底。決まった掲示板に情報を集約させることで、属人的だった業務プロセスを標準化できた。これまで不透明だった社内の状況が"見える化"でき、社長が効率的に情報を入手することに成功したのである。

<想定事例3>  少人数なのに「大企業病」?

 C社の社長は、社内の重要な情報が会社全体に伝わらず、また活用されていないことを懸念していた。そのため、小さな会社でありながらも、「大企業病」にかかったかのような風通しの悪さが感じられた。原因を探ったところ、会社全体の状況を表す経理関連の情報が埋もれて"見えなく"なっていることにあるのではないかと考えた。

 そこで、「サイボウズ Office」を導入し、経理情報の"見える化"を実践。簡易データベース機能の「カスタムアプリ」で、原価率や販管費率の推移、リピーター率といった数値を毎月集計して公開したのだ。その結果、リアルな数字が全員で共有できるようになり、社員の数字に関する意識が高まる効果が現れた。また、問題ある数値に対する原因追求や状況改善も自発的に行われるようになった。

 それまでC社は、社長の指示に従うだけの指示待ちの社員が多かったが、新しい仕組みの導入によって、全社一丸となって問題に取り組める活発な社風へと生まれ変わりつつある。

小さな企業ならではの強みで  ビジネス環境の変化に対応する

 以上列挙した想定事例、「うちの会社にもある」と思い当たった人も多いのではないだろうか。情報収集やコミュニケーションの不足、業務の属人化といった課題は、企業規模の大小を問わずどんな企業にもある。放っておけば社長の下に情報がスムーズに届かなくなり、経営判断を鈍らせる。

 環境変化のスピードがますます加速している時代。会社を的確にハンドリングをするためには、社内のあらゆる情報を効率的に収集する仕組みが欠かせない。少人数ならではの、大企業にはない機動力を最大限に発揮していくためにも、「サイボウズ Office」は大きな力になってくれるにちがいない。

サイボウズ株式会社  〒112-0004  東京都文京区後楽1-4-14 後楽森ビル12F  TEL:03-5805-9035(代表)
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