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見せれば即決!資料作成術
【第10回】 2017年5月26日
著者・コラム紹介バックナンバー
天野 暢子

プレゼン資料で「半角」に絶対してはいけない文字

プレゼン資料の作り方がよくわからない、なかなか結果が出せない。そんな悩みはありませんか? これまで1000件超のプレゼン資料に接してきた天野暢子氏の最新刊『見せれば即決!資料作成術』の中から、相手のOKを引き出すプロのテクニックをご紹介します。

半角カタカナは使用禁止。
すべて全角に揃える

 初心者が作る資料には、しばしば半角文字が登場します。半角とは漢字1字分の幅に2字入る縦長の字で、日本語では記号とカタカナにしか割り当てられていません。

 普通の文字と半分の幅しかない文字が交ざり合った文章はとても違和感があります。多くの場合、テキストボックスや表のセル(枠)など、限られたスペースに文字を押し込めるために使われているようです。

 ただし、半角カタカナが新聞などのマスメディアや公文書に使われることはありません。たとえば、「ダイヤモンド社」という社名はこれで登記され、世の中に認知されているわけですから、勝手に「ダイヤモンド社」と変更してよいものではありません。特に、取引先など外部の社名や製品名などの固有名詞は正しく表記しないと失礼です。

 表現したい文字列をすべて見せたい場合には2つの解決方法があります。まずは、そのスペースを広げる。テキストボックスも表のセルの幅も自由に変えられるので、文字が入る幅に広げます。もう1つは、文字全体のサイズをひと回り小さくすることです。

 逆に、半角にしなければいけないものは英数字です。プログラミングやウェブ系の職種の方はよくご存じですが、文字や記号が1つでも全角だと命令が実行されないので、半角の使用が徹底されています。

 身近なところでは、メールの署名にある電話番号、メールアドレス、URLなどが一部でも全角になっていると、そこをクリックしても連絡先につながらないという不具合が出ます。表の中の数字を計算してグラフ化しようとしても、全角のデータでは不可能です。受け取った相手が数字を見ながら再度入力する必要があります。

 英数字はすべて半角で入力していく習慣を身につければ、見た目もスッキリ、自分も相手も使いやすい資料になります。

ビフォー・アフター!
長いカタカナを狭いスペースに収めるコツ

(毎週火曜日・金曜日に公開予定。次回は5月30日です)

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