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見せれば即決!資料作成術
【第2回】 2017年4月25日
著者・コラム紹介バックナンバー
天野 暢子

プレゼン資料は「結論」からズバッと入ろう!

プレゼン資料の作り方がよくわからない、なかなか結果が出せない。そんな悩みはありませんか? これまで1000件超のプレゼン資料に接してきた天野暢子氏の最新刊『見せれば即決!資料作成術』の中から、相手のOKを引き出すプロのテクニックをご紹介します。

資料の結論は最初に、
ひと言で伝える

 相手の「イエス」を引き出すために大事なことが2つあります。1つは余計な「能書き」をそぎ落とすこと。そしてもう1つが「紹介する順番」です。

 私たち日本人は「作文は起承転結で書きなさい」と教わってきました。それが物語ならば、クライマックスが最後にあっても途中を読んでもらえます。けれども、多忙なビジネスの現場では、途中でモタモタしていたのでは肝心の結論まで読んでもらえません。したがって、ビジネス資料では「結論=伝えたいこと」を最初に示すようにしましょう。

 上司や取引先への報告で言い訳から入る人がいますが、なかなか結論が伝わらず相手はイライラしてしまいます。その結果、説明をさえぎって「結論だけ話して」と言われてしまうわけです。

 資料も同じです。「○○が△△です」(結論)+「なぜならば~」(詳細)という構成を身につけましょう。「Aビルが今年末で使用不能になります。なぜならば、耐震基準を満たしていないからです」といった伝え方です。

 そして、結論は簡潔に。いくら結論を最初に持ってきても、それが400字で書かれていたら、相手はその全文を読んでからどこがポイントなのかを考えなければなりません。そのプロセスが意思決定の妨げになってしまいます。

 テレビニュースでは、この結論にあたる部分を「リード」と呼んで15秒くらいで紹介しています。それだけで全体を把握してもらい、その先まで見てもらえるように誘導しているのです。

 結論や核心になる部分は15秒で言えるよう、文字ならば1行にまとまるまで、情報をふるいにかけてシンプルにします。「伝えたいことはこれだ」と内容を考え抜いたなら、そのひと言だけで相手の心をつかめるようになります。

ビフォー・アフター!
冒頭で結論を伝え、相手を誘導する

(毎週火曜日・金曜日に公開予定)

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