『思い通りに相手を動かす 英文パワーメール20の鉄則』の著者で、海外ビジネス経験の豊富な小林誠氏に聞く、英語でビジネスメールを書く方法。今日は、受動態の便利な使い方を解説します。

今日の鉄則:「受動態」なら、相手は気持ちよく動く!

 日本語と英語の大きな違いの1つは、英語は、ほとんどの場合で「主語」を必要とする、というのがあります。
 つまり、「誰が」やるのかをハッキリさせることが多いのです。

 しかし、ビジネスでは、「誰が」を強調しない方が、都合がいい場合もあります。

 そのようなときは、受動態を使うと便利です。「誰が」を書かなくてすむからです。

 さらに、受動態を使えば、相手の目は物事の方に向くので、次の2つの場面では、とくに便利です。

 (1)自分の失敗など、不都合なことを相手に説明するとき。
 (2)相手に失礼にならないように、えん曲に要求や指示をしたいとき。

 「私たちは、このような理由でミスをしました」
 と書けば、こちらは責任を負うことになり、立場が悪くなります。

 ところが、受動態を使って、ミスを主語にして、
 「このミスは、この理由でひき起こされました」と書けば、「私が…」と書かなくてすみます。

 こちらは、あたかも解説者かリポーターであるかのような立場になり、不都合なことを客観的に伝えることができるのです。

 また、たとえば大事な相手に返事を催促するとき、
 「私は、あなたのお返事をお待ちしております」と書くよりも、
 「早急なお返事が求められています」と返事を主語にして、受動態で書いた方がいいでしょう。
 その方が穏やかになり、相手に与えるプレッシャーも少なくなります。

 次のメールは、海外に進出しようとしている介護事業社の担当者が、海外のパートナー候補企業に出したメールです。
 要件は2つ。約束した計画書の提出が遅れていることの謝罪と、相手から来るはずの情報がまだ来ないので、その催促です。

 ◆書いてしまいがちな残念なメール

『思い通りに相手を動かす 英文パワーメール20の鉄則』より、残念なメールの例。右側の吹き出しは、メールを読んだ相手の気持ち。太い字はポジティブな内容を、グレーの字はネガティブな内容を表しているが、グレーの文字が多く、全体的にネガティブな印象が強くなっている。
拡大画像表示

 このメールは、決して悪いメールではありませんが、伝えたいことをそのまま、率直に書いただけのように見えます。

 気になるところは、メールのほぼ半分がグレーで示したネガティブな印象の文になっている点です。
 したがって、全体的に少し重苦しい雰囲気で、こうなると、相手から良い返事はもらいづらくなります。

 なぜ、このような雰囲気になったかというと、今回の2つの用件は相手にとって不愉快なものなのに、そのまま書いてしまったからです。

 相手にとって不愉快な内容のときは、ひと工夫して、不快感をもたせないように書き、相手を動かすのがビジネスメールです。

 では、ひと工夫し、受動態を使って相手を刺激しない書き方をした「パワーメール(相手を動かす力あるメールのこと)」を見てみましょう。

 ◆書き直して「パワーメール」に!

『思い通りに相手を動かす 英文パワーメール20の鉄則』より、よいメールの例。下線が受動態にした部分。人を主語にしないことで、客観的になり、誰も悪くない印象になっている。自分に引け目があるときや、相手に感じよく督促したいときなどに使えるテクニック。
拡大画像表示

 このメールの要点は、(1)こちらの計画書の送付が遅れることの連絡と、(2)相手に情報を催促することです。

 これら2つのことを伝える文章(下線部)では、相手を不快にさせないように、受動態が使われています。

 遅れを詫びる文章(最初の下線部)は、「we(私たち)」が出てこないように受動態にしてあります。
 その結果、遅れという事実の方に相手の意識が向き、「we(私たち)」に対する不満は生じにくいはずです。

 また、2番目の下線部分、情報のアップデートを相手に催促する場面では、再び受動態を使い、「you」が使われていないので、「あなたにやってもらう」というニュアンスが抑えられ、ソフトな表現になっていますね。

 “if we could be updated regarding this matter” の受動態が書きづらければ、 “if this matter could be updated” という形の受動態に変えてもOKです。

 今回ご紹介したテクニックは、拙著『思い通りに相手を動かす 英文パワーメール20の鉄則』では、「鉄則18:『受動態』の2つの便利な使い方」として紹介しています。
 一文ごとの詳しい解説や、ネイティブによる、よりこなれた例文なども紹介していますので、参考にしてください。
 さて、5回にわたる「英文パワーメール」の連載も今日が最終回です。
 ご紹介した鉄則を使うだけでも、みなさんの英文メールが、ビジネスを前進させる大きなパワーを持つ「パワーメール」に変わることでしょう。

 そして、さらにお知りになりたい方は、『思い通りに相手を動かす 英文パワーメール20の鉄則』をご覧ください。「鉄則」をドンドン使ってみて、そのパワーを実感していただければと思います。