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【第13回】 2008年5月13日
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中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

[社外文書サンプル集3・回答状]
電話で即答できない場合は、後日文書で回答しよう

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 質問に答えたり、依頼・要望・交渉ごとに承諾する文書を回答状という。

 とにかく情報のスピードが速くなっているので、やたら答えを急がされる場面がふえているが、電話などで自分に決定権のない事柄に即答を求められたときは、「社内で検討させていただきます」とひとまず回答を保留してよい。このとき、いつまでに回答するかをお互いに確認して、結論が出たらなるべく早く伝えるのがマナーだ。

 答える内容がシンプルな場合は、まず電話で伝え、必要があれば相手方の控えとするために文書を送る、という方法でよいだろう。回答内容に日時や金額などのデータが含まれる場合は文書で送ったほうがよい。急ぐ場合はファックスにする。

回答状で心がけたいこと

■なるべく早く回答する。1つの案件についての回答は、途中経過を報告する必要がなければ、なるべく1回の文書で伝える。中途半端な文書を送ると混乱のもと。また、結論が何回かの文書に分かれていると、最終的に集約するのが面倒だ。

■結論をわかりやすく書く。結論に至るまでの事情説明をしたい場合も、結論を最初に書いてから説明する。結論を「記」や「別紙」にまとめて書くのもわかりやすい。くどくど書いていて結論がわからない、という回答状がいちばん困る。

■文書による質問・依頼に対する回答には、頭語に「拝復」を使う。

回答状でよくつかう言葉

先般お問い合わせのありました/先日ご依頼のありました/社内で検討致しました結果/ご回答申し上げます/承諾致します/の条件にて承ります/ご了承くださいますよう/ご用命賜わりますよう/まずはお返事かたがたお願いまで

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中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

1956年神戸市生まれ。早稲田大学第一文学部卒業。出版社勤務を経て、コミュニケーション・ファクトリーを設立。著書は『気のきいた手紙が書ける本』、『ビジネス文書の書き方』、『[新版]これでカンペキ! 誰でも書けるビジネス文書』『そのまま使える!ビジネスマナー・文書』など


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