ダイヤモンド社のビジネス情報サイト
チームの生産性をあげる。
【第6回】 2017年7月21日
著者・コラム紹介バックナンバー
沢渡あまね

「忙しさ」は業務を測定することで改善できる

1
nextpage

「忙しい」と言うだけでは、いつまでたっても忙しさから脱却できない。今の働き方を変えたければ、何より業務を「測る」ことが大切。定量化しないと把握できず、測定できないものは改善できない。ベストセラー『職場の問題地図』の人気業務改善士が生産性アップのコツを伝授。新刊『チームの生産性をあげる。』から一部を紹介。

業務を測る
施策の効果は定量化しないと把握できない

 「忙しい」とただ騒いでいても、いつまでたっても忙しさから脱却できません。
 どれくらい忙しいのか? どの業務にどれだけ負荷がかかっているのか? これを定量化しないことには、どこにメスを入れるべきかもわからなければ、改善効果も証明できません。業務をきちんと測定しましょう。

(1)定常業務/非定常業務の割合の変化を把握する
(2)改善の効果を測る

(1)定常業務/非定常業務の割合の変化を把握する

 定常業務と非定常業務にかけている時間がどれだけかをまず把握しましょう。これを月単位で測定し、傾向を把握しましょう。第3回で見た業務一覧の表の右側に「4月」「5月」「6月」……と月別の列を作って、各業務にかけた時間(実績)を毎月記入します。

 厳密さにこだわりすぎる必要はありません。測る作業が気になって、生産性を下げてしまっては本末転倒。「およそ2時間くらいかかった」「だいたい全業務時間の2割くらい」など肌感覚で、あるいはメールの業務であれば、「1件当たりのメールをやりとりするのに約20分。今月は10件やりとりしたから、200分」この程度の精度で構いません。

 こうして、業務ごとの所要時間、さらには定常業務と非定常業務にかかっている所要時間の割合がどのように変化しているかを把握します。

(2)改善の効果を測る

 (1)(2)の測定結果は毎月1回程度、チーム全員(あるいはリーダーだけ)で集まって確認しましょう。チームが理想状態に向かっているか? チームが成長しているか? 改善策や生産性向上策の効果が出ているか? 定量的な測定値が判断の助けになります。

1
nextpage
スペシャル・インフォメーションPR
  • ダイヤモンド・オンライン 関連記事
    借りたら返すな!

    借りたら返すな!

    大久保 圭太 著

    定価(税込):本体1,500円+税   発行年月:2017年7月

    <内容紹介>
    会社がつぶれないためには、会社に「お金」があればいい。つぶれない会社に変わるための「銀行からの調達力を上げる7つのステップ」や「儲ける会社がやっている6つのこと」、「つぶれそうな会社でも、なんとかる方法」などを紹介。晴れの日に傘を借りまくり、雨になったら返さなければいい、最強の財務戦略を指南する。

    本を購入する
    ダイヤモンド社の電子書籍

    (POSデータ調べ、8/6~8/12)



    沢渡あまね(さわたり・あまね)

    1975年生まれ。あまねキャリア工房 代表。業務プロセス/オフィスコミュニケーション改善士。
    日産自動車、NTTデータ、大手製薬会社などを経て、2014年秋より現業。企業の業務プロセスやインターナルコミュニケーション改善の講演・コンサルティング・執筆活動などを行っている。NTTデータでは、ITサービスマネージャーとして社内外のサービスデスクやヘルプデスクの立ち上げ・運用・改善やビジネスプロセスアウトソーシングも手がける。現在は大手製造業、アミューズメント企業、輸送機器メーカーなど複数の企業で「働き方見直しプロジェクト」「社内コミュニケーション活性化プロジェクト」「業務改善プロジェクト」のファシリテーター・アドバイザー、および組織作りや人材育成を行う。著書に『仕事の問題地図』『職場の問題地図』(技術評論社)、『新人ガール ITIL使って業務プロセス改善します!』(C&R研究所)などがある。趣味はドライブと里山カフェめぐり。


    チームの生産性をあげる。

     生産性の高い働き方をするためには、残業規制や業務の効率化・高速化だけでは不十分です。「時短」ばかり意識すると、逆に業務量は増え、労働時間は増えていきます。生産性をあげるには、あなたが何気なくやっている仕事の取り組み方を、根本から変えるプロセス改善が必要です。
     本書は、大手から中小企業まで数多くの働き方改革を成功させ、現場を知り尽くした人気の業務プロセス改善士が、仕事の進め方を変えて、アウトプットを最大化する68の手法を解説します。
     現場の部課長、チームリーダー、プレイングマネジャーなどから、経営企画部門、人事部門、広報部門、総務部門などの担当者まで、どんな業種・職場でも使える、超実践的な1冊です。 日本マイクロソフト、ヤフー、日本旅行、ナムコ、NTTデータ、大阪王将、ジヤトコ…他、企業事例多数掲載!

    「チームの生産性をあげる。」

    ⇒バックナンバー一覧