「忙しさ」は業務を測定することで改善できる

2017.7.21 4:50

沢渡あまね

さわたり・あまね

作家／企業顧問／ワークスタイル＆組織開発／『組織変革Lab』『あいしずHR』『越境学習の聖地・浜松』主宰／あまねキャリア株式会社CEO／株式会社NOKIOO顧問／プロティアン・キャリア協会アンバサダー／DX白書2023有識者委員
日産自動車、NTTデータなど（情報システム・広報・ネットワークソリューション事業部門などを経験）を経て現職。400以上の企業・自治体・官公庁で、働き方改革、組織変革、マネジメント変革の支援・講演および執筆・メディア出演を行う。『チームの生産性をあげる。』（ダイヤモンド社）、『新時代を生き抜く越境思考』『バリューサイクル・マネジメント』『職場の問題地図』『マネージャーの問題地図』『仕事ごっこ』『業務デザインの発想法』（いずれも技術評論社）、『「推される部署」になろう』（インプレス）、『うちの職場がムリすぎる。』（すばる舎）など、著書多数。趣味はダムめぐり。#ダム際ワーキング推進者。

チームの生産性をあげる。

　生産性の高い働き方をするためには、残業規制や業務の効率化・高速化だけでは不十分です。「時短」ばかり意識すると、逆に業務量は増え、労働時間は増えていきます。生産性をあげるには、あなたが何気なくやっている仕事の取り組み方を、根本から変えるプロセス改善が必要です。
　本書は、大手から中小企業まで数多くの働き方改革を成功させ、現場を知り尽くした人気の業務プロセス改善士が、仕事の進め方を変えて、アウトプットを最大化する68の手法を解説します。
　現場の部課長、チームリーダー、プレイングマネジャーなどから、経営企画部門、人事部門、広報部門、総務部門などの担当者まで、どんな業種・職場でも使える、超実践的な1冊です。　日本マイクロソフト、ヤフー、日本旅行、ナムコ、NTTデータ、大阪王将、ジヤトコ…他、企業事例多数掲載！

バックナンバー一覧

「忙しい」と言うだけでは、いつまでたっても忙しさから脱却できない。今の働き方を変えたければ、何より業務を「測る」ことが大切。定量化しないと把握できず、測定できないものは改善できない。ベストセラー『職場の問題地図』の人気業務改善士が生産性アップのコツを伝授。新刊『チームの生産性をあげる。』から一部を紹介。

業務を測る
施策の効果は定量化しないと把握できない

「忙しい」とただ騒いでいても、いつまでたっても忙しさから脱却できません。
　どれくらい忙しいのか？　どの業務にどれだけ負荷がかかっているのか？　これを定量化しないことには、どこにメスを入れるべきかもわからなければ、改善効果も証明できません。業務をきちんと測定しましょう。

（1）定常業務／非定常業務の割合の変化を把握する
（2）改善の効果を測る

（1）定常業務／非定常業務の割合の変化を把握する

　定常業務と非定常業務にかけている時間がどれだけかをまず把握しましょう。これを月単位で測定し、傾向を把握しましょう。第3回で見た業務一覧の表の右側に「4月」「5月」「6月」……と月別の列を作って、各業務にかけた時間（実績）を毎月記入します。

　厳密さにこだわりすぎる必要はありません。測る作業が気になって、生産性を下げてしまっては本末転倒。「およそ2時間くらいかかった」「だいたい全業務時間の2割くらい」など肌感覚で、あるいはメールの業務であれば、「1件当たりのメールをやりとりするのに約20分。今月は10件やりとりしたから、200分」この程度の精度で構いません。

　こうして、業務ごとの所要時間、さらには定常業務と非定常業務にかかっている所要時間の割合がどのように変化しているかを把握します。