文章は書き方一つで、印象はまったく違ってきます。新著『あなたの文章が劇的に変わる5つの方法』を出版したコラムニストの尾藤克之氏が、同書の中から、確実に伝わる、プロの文章テクニックをお教えします。今回のテーマは、日程調整や依頼、誘いなどのビジネスメールで相手を不快にさせない気遣いの作法について。

日程調整がスムーズに進む
メールの書き方とは?

 打合せの日程を決めたり、書類の確認をしたり、ビジネスでは多くの約束事・確認事がメールで行われます。

 メールの文章自体はさっと目を通せますが、このさっと目を通す数秒で感じる直感はとても大きいものです。こちらもいくつかの文例を見ていきましょう。

 日程調整をメールでやりとりする際、何の限定もなく、「いつがよろしいですか」
と聞かれても、漠然としすぎて決めようがありません。

 多忙なときや無理して約束を設定する必要のない相手だと、なおさら返信に困ってしまいます。

 一方で、「来週の水曜日の14時~16時でいかがでしょうか」と、いきなり日時を指定されても、唐突な感じがします。

 これでは自分の予定を優先する、デリカシーのない人物と思われても仕方がありません。