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すぐに役立つビジネス文書実践講座
【第9回】 2008年4月15日
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中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

Eメールにも礼儀は必要!

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 メーリングリストやインターネットサイトのBBSに参加したことはあるだろうか。

 一見まったく自由なおしゃべり状態で、何のルールもないように見える。

 ところが、そんな世界でも実は各自いろいろなトラブルを経験していて、それを解決するために参加者の間でマナーを申し合わせていることも少なくない。電子コミュニケーションの世界はまだ歴史が浅いが、Eメール特有の手法の問題からコミュニケーションのあり方そのものの問題までも含めて、最低限のマナーが必要ではないかということがネットワーク参加者の間で言われるようになった。

 今回は、Eメールの特質から気をつけなくてはならない書き方・マナーを中心に紹介していく。

電子コミュニケーションにも礼儀は必要!

 Eメールは気軽なコミュニケーションツールとして普及してきたので、言葉づかいなどはフランクになる傾向にあって、そのために感情的なぶつかり合いが起こることもある。それだけに、仕事の上でEメールを活用しようというときは、やはりビジネス文書の書き方・マナーを基本として考えたほうがいい。もちろん手紙文のような伝統的な形式は必要ないし、挨拶や敬語も簡略にしてしまってよいのだが、必要事項をていねいに明確に伝達する手法や、責任ある態度の示し方、適切な敬語のつかい方などは、第5回第6回などを参考にしながら、ビジネス文書の手紙文をベースにして考えよう。

(1)Eメールは長文にしない
 通信速度が速くなり、通信時間が気にならない環境でインターネットを利用できる人が増えてきたが、むやみに長いメールは受信するのに時間がかかり、相手に負担をかける場合があることも知っておかなくてはならない。また、コンピュータのモニターで文章を読むとき、長いものは画面をスクロールしながら読まなくてはならず、延々と続くメールは読むのに疲れる。

 そんなわけで、Eメールは長文にしない、というのが原則になっている。どうしても必要な内容だけで長くなってしまうときはしかたがないが、できるだけ無駄な部分を省いて、短くしたほうがいい。もちろん、「簡潔」が求められるのは手紙の文書でも同じなのだが、Eメールの場合は特に行数節約を考えよう。

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中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

1956年神戸市生まれ。早稲田大学第一文学部卒業。出版社勤務を経て、コミュニケーション・ファクトリーを設立。著書は『気のきいた手紙が書ける本』、『ビジネス文書の書き方』、『[新版]これでカンペキ! 誰でも書けるビジネス文書』『そのまま使える!ビジネスマナー・文書』など


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