なぜ机の上に「書類の山」ができるのか
すぐに使う資料が見つかる簡単ファイリング術

仕事ができる人、できない人の机の違い

 あなたの周りにいませんか？机の上がぐちゃぐちゃで書類の山ができている人、必要な書類を探すのにいつも時間がかかっている人…。

 そんな人を見ると、どことなく仕事ができなさそうなイメージがしませんか？そして、そんな人に仕事を任せるのは、不安ではありませんか？

 なんだか耳が痛い…と感じるとしたら、これはあなたご自身のことであるかも知れませんね。ですが、もちろんこれはあなただけの問題ではありません。ＰＣの普及でペーパーレスが謳われるようになった今でも、多くの方が書類・紙モノ整理のお悩みを抱えています。

 ですから、やはり職場では、今でも次から次へと押し寄せる書類を「いかにスマートにさばけるか」がその人の「仕事のデキる、デキない」の印象を決定づける重要な要素であることは否定できないでしょう。

 お客様との打ち合せ中に必要な書類をゴソゴソ探しているようでは、管理能力不足を疑われて大事な仕事のチャンスを逃す“ダメリーマン”になってしまっている可能性もあります。しかし逆に、整然としたファイルから書類をサッと取り出すだけで、先方にスマートな印象を残すこともできるのです。

 では、そもそもなぜ机の上には、書類の山ができてしまうのでしょうか？

「書類の山」ができる2つの理由

 その理由として挙げられるのが、以下の2点です。

1．「処理すべきもの（To Do）」と「参照・保管するだけのもの」が混在
→使用目的があいまい

2．ファイルなどに保管しておこうとする量が多すぎる
→保管の基準があいまい

 いずれも、目的や基準が“あいまい”ということがキーワードで、これがまさにぐちゃぐちゃな「書類の山」をつくる根本的な原因。山ができるのは、決して、ファイリングが下手というようなテクニックの問題ではないのです。

 そもそも仕事上の書類は「業務を行うために発生・存在する」ものである以上、「なんのためにその紙が必要なのか？」「その紙にある情報をどう生かすべきなのか？」を意識して考え、書類を持つ「目的や基準」を明確にするプロセスが重要になります。

 当たり前のようですが、多くの方が案外、この「目的や基準を考える」ということができていません。裏返せば、この「目的や基準」を考え、明確にする力を磨き、書類を仕分け・厳選さえできるようになれば、色分けやラベリングといったファイリングのテクニックや、面倒くさい作業に手間を掛ける時間が不要になることすらあるのです。