デジタル時代に“人力”オペレーションを採用する経費精算システムを上場企業が続々と導入する理由

領収書原本の回収・データ化・突合・保管を“丸投げ”できる

入力精度の高さと並んで、TOKIUM経費精算が選ばれているポイントは、経理部門の大きな負担になる、領収書の回収・データ化・突合・保管を“丸投げ”できるところにある。

なぜTOKIUMはこのような煩雑な作業を丸ごと引き受けるのか。背景には、「無駄な時間を減らして豊かな時間を創る会社」という同社のビジョンがある。

一般的に、経費精算システムを導入したとしても、領収書原本の回収・データ化・突合・保管といった作業は自動化することはできないため、経理部門にとっては負担のかかる作業として残ってしまう。そこで「当社はシステムを導入しても解決できない紙にまつわる作業を、お客さまに代わって実行しているのです」（吉見部長）。

これらの作業においても、同社の“人力”オペレーションが威力を発揮する（図2）。

まず領収書の回収。月に1度、配送によって東京と千葉にあるTOKIUMのスキャンセンターに送られてくる領収書原本をスキャンしてデータ化しアップロードする。

アップロードされた画像の入力結果が、ダブルエントリーで二者一致すると、そのデータと合致するスマホ画像を基に入力されたデータ（図1のデータ）を検索して特定し、突合作業が行われる。これはスマホで撮影した領収書データと領収書原本のデータが同一かどうかをオペレーターが目視で確認する作業で、これもダブルエントリーで二者一致の仕組みとなっている。

突合の結果はユーザー企業に通知され、領収書原本は提携倉庫に保管する。これら手間のかかる全ての作業をTOKIUMが代行してくれるのだからありがたい。ちなみに領収書の原本は1枚単位で取り出すことができる。

実際に導入した企業の声を聞いてみよう。

「スマホで経費精算が完結できるようになったことで、申請する側も受領・承認する側も経費精算のためだけに出社する必要がなくなり、働き方の多様化が進んだ」

「原本の回収・データ化・突合・保管を丸投げして空いた時間で、別の経理業務の改善に取り組むことができた」

「原本を自社で保管する必要がなくなり、倉庫が片付いた」

上場企業が続々と同製品を導入しているのもうなずける。

プライドを持って業務に取り組むオペレーションの現場

導入企業から高く評価されているTOKIUMだが、それでも、社内稟議の最終段階になって導入を検討している企業の上層部から、「本当に任せて大丈夫なのかどうか、オペレーションの現場を見せてほしい」とリクエストされることもあるという。「そんな場合は実際に見ていただいて、『人がこんなふうに作業してくれているんだ！』と安心してご契約いただいています。見ていただければ納得してもらえる自信があります」（吉見部長）。社内からは「営業でオペレーションの強みを説明することで、成約につながった」といった声も上がっている。

その自信はプライドに裏打ちされている。「われわれオペレーション部は、当社のサービスそのものを支える存在です。私たちがいないとサービスが回らない。そんなプライドを持って業務に取り組んでいます」。吉見部長はそう言って胸を張る。

経理周りの業務を丸投げするとなると、気になるのはセキュリティーだ。吉見部長は「当社はISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証を取得しており、領収書原本を保管する提携倉庫は、官公庁とも取引のある信頼度の高い倉庫です。ご安心ください」と説明する。

社内外から評価されるTOKIUMのオペレーションだが、吉見部長は現状に満足していない。「今後、業務量の増加に対応できるよう、人員の増強と“人力”部分の自動化を進めていきます。もちろん、精度を犠牲にすることはありません。最強のオペレーションを目指して、不断の改善をこれからも進めます」。