月1200時間もかかる経費精算業務の効率化が喫緊の課題

関東を中心に124店舗（2024年11月現在）を展開するスーパー大手のサミットでは通常、本部と店舗を合わせて月間約5000件の経費精算が発生する。その中で、以前から課題となっていたのが立替交通費の精算だった。従来使用していた自社開発のシステムでは、申請者が駅名や経路を自分でウェブを使って調べ、手入力する必要があった。システムのない店舗では紙の申請書に駅名や経路を記入して、店長などの承認者や経理部が、申請された経路や金額が正しいかどうかをチェックするなど、関係者の全てに大きな負担がかかっていた。

全社で月1200時間にも及ぶ経費精算業務にかかる時間を削減できれば、その分、各部門で本来行うべき業務のクオリティーを高めることができる。

「いかにして経費精算業務を効率化し、申請者や承認者、経理担当者の業務改革を実現するかが課題でした。例えば経理部においては、経費精算というルーティンワークを減らすことで、会社全体の利益をどうやって改善していくかなど、付加価値の高い業務に振り向ける時間を増やすことができます」と語るのは、サミットの望月保光・執行役員経理部マネジャーだ。

実現に向けて最も改善の必要性を感じていたのが前述した立替交通費の精算業務だった。特に店舗においては、申請者が紙の申請書を店長に提出し、はんこを押して承認してもらった後、店長が金庫から現金を出金して手渡す、という“超アナログ”なオペレーションが行われていた。

これらの課題を解決するためには、電子帳簿保存法などの法制度対応なども踏まえると、スクラッチでのシステム開発では限界があった。そこで、SaaS型経費精算システムの導入を決断した。その際、4〜5社のサービスを比較検討したが、「『TOKIUM経費精算』一択だった」と望月執行役員は言い切る。サミットがTOKIUM経費精算を選んだ決め手は何だったのか。

次ページからは、迷わず「TOKIUM経費精算」に決めた理由を明らかにするとともに、サミットが導入によって享受した驚くべき効果について詳しく紹介する。