『週刊ダイヤモンド』1月20日号の第1特集は「自己流にサヨナラ 仕事超速化の技」です。働き方改革の掛け声の下、企業は残業時間の削減に躍起になっています。しかし、働き方改革の本質は生産性を高めることで、残業削減はその結果でしかありません。そこで、誰でもすぐに使えて仕事の効率を高めることができる技をまとめました。メール、エクセル、名刺管理やデスク周りの片付けなど、目からうろこが落ちるスキル満載です。

 メールのスキルが仕事効率化の鍵を握っている──。そう言われても、「たかがメールで仕事の効率が変わるものか」と思う人も多いだろう。はっきり言おう。その考えは間違っている。

 日本ビジネスメール協会の調査によれば、日本のビジネスパーソンは、1日平均12.62通送信し、39.28通受信している。仮に1通読む時間を1分、書く時間を6分とすると、トータルで115分、つまり2時間近くをメール処理に費やしている計算になる。1日8時間勤務だとすればその4分の1だ。

 仮に1日のメール処理時間を半減すれば、1ヵ月で約20時間の余裕が生まれる。その時間を他の業務に充てることもできるし、早く帰って残業を減らすこともできる。働き方改革に、大きく寄与するはずだ。

 日本ビジネスメール協会の平野友朗代表理事は「メールの技術が高く処理が速い人ほど、仕事も速い」と話す。

 メールが仕事効率化の鍵を握るのはなぜか。それは、メールのスキルに大きな個人差があるからだ。逆に言えば、スキルを学ぶことで効率化できる「伸びしろ」が大きいのである。

 今やメールは仕事におけるコミュニケーションの最重要なツールとなっている。しかし一方で、普段のメールのやりとりは各人が個別に行っており、隣の同僚がどういう言い回しで仕事相手とコミュニケーションを取っているか知ることはできない。チームプレーができない分ノウハウが共有されず、その結果、メールの処理方法は人それぞれ、いわば「自己流」になってしまうのだ。