エクセルで「上書き保存」は事故のもと。では、どうするか？

今回は、エクセルファイルの保存のやり方を紹介します。みなさん、エクセルを「上書き保存」していませんか？上書き保存がＮＧである理由を教えます！ 『ビジネスエリートの「これはすごい！」を集めた外資系投資銀行のエクセル仕事術』の著者・熊野整による連載第5回。

計算ミスを発見！でも、もうあと戻りできない！
そんな悲劇を避けるために

拙著『ビジネスエリートの「これはすごい！」を集めた外資系投資銀行のエクセル仕事術』では、計算ミスを減らすための工夫について細かく説明しています。計算ミスを減らすには、エクセルの作り方だけではなく、ファイルの保存にも工夫が必要です。今回は、エクセルファイルの保存方法について紹介します。

エクセルで作業中、ファイルを上書き保存した直後に、計算ミスを見つけてしまった。元の計算に戻そうとしても、もう戻せない…そんな経験はありませんか？

エクセルファイルを保存する際、 [上書き保存] する人が多いようですが、これはやめたほうがいいです。その代わりに［名前を付けて保存］を行いましょう。ワードと違って、エクセルの変更履歴を残す機能は使い勝手がよくないので、あとから履歴を見られるように、昔のファイルは全部残しておくほうがよいです。

ファイル名の付け方は、ファイルの名前と日付と番号を組み合わせたものにします。ファイルの名前にその日の日付を追加し、さらにアンダースコアを入れて番号を振っていきます。たとえば「Simulation_20150722_3」のようになります。最後の番号は、保存日の日付に続けて最後につける「1」「2」「3」の数字は改訂数を表します。

ちなみに、どれくらいのペースで「名前を付けて保存」をして改訂版ファイルを作成するかというと、筆者の場合はだいたい1時間エクセル作業すると1つ改訂版ファイルを作成します。ただし、どんどん複雑な計算になっていくと、そのペースは上がっていき、30分に1度、15分に一度、そして時には1作業ごとに改訂版ファイルを作成することもあります。
作業が複雑になるほどミスが発生するリスクが上がりますので、だんだん改訂ペースが上がっていくわけですね。

もうひとつ大事なことは、「ｏｌｄ」フォルダーを作ることです。履歴の代わりに残す古いバージョンのエクセルはすべて、「ｏｌｄ」フォルダーの中に入れてしまいます。そうすれば、どれが最新のファイルか迷うことはありませんし、間違って古いファイルで作業することもありません。