ダイヤモンド社のビジネス情報サイト
外資系投資銀行のエクセル仕事術 ウェブ版
【第5回】 2015年2月23日
著者・コラム紹介バックナンバー
熊野整

エクセルで「上書き保存」は事故のもと。
では、どうするか?

今回は、エクセルファイルの保存のやり方を紹介します。みなさん、エクセルを「上書き保存」していませんか? 上書き保存がNGである理由を教えます! 『ビジネスエリートの「これはすごい!」を集めた 外資系投資銀行のエクセル仕事術』の著者・熊野整による連載第5回。

計算ミスを発見!でも、もうあと戻りできない!
そんな悲劇を避けるために

 拙著『ビジネスエリートの「これはすごい!」を集めた 外資系投資銀行のエクセル仕事術』では、計算ミスを減らすための工夫について細かく説明しています。計算ミスを減らすには、エクセルの作り方だけではなく、ファイルの保存にも工夫が必要です。今回は、エクセルファイルの保存方法について紹介します。

 エクセルで作業中、ファイルを上書き保存した直後に、計算ミスを見つけてしまった。元の計算に戻そうとしても、もう戻せない…そんな経験はありませんか?


 エクセルファイルを保存する際、 [上書き保存] する人が多いようですが、これはやめたほうがいいです。その代わりに[名前を付けて保存]を行いましょう。ワードと違って、エクセルの変更履歴を残す機能は使い勝手がよくないので、あとから履歴を見られるように、昔のファイルは全部残しておくほうがよいです。

 ファイル名の付け方は、ファイルの名前と日付と番号を組み合わせたものにします。ファイルの名前にその日の日付を追加し、さらにアンダースコアを入れて番号を振っていきます。たとえば「Simulation_20150722_3」のようになります。最後の番号は、保存日の日付に続けて最後につける「1」「2」「3」の数字は改訂数を表します。

 ちなみに、どれくらいのペースで「名前を付けて保存」をして改訂版ファイルを作成するかというと、筆者の場合はだいたい1時間エクセル作業すると1つ改訂版ファイルを作成します。ただし、どんどん複雑な計算になっていくと、そのペースは上がっていき、30分に1度、15分に一度、そして時には1作業ごとに改訂版ファイルを作成することもあります。
 作業が複雑になるほどミスが発生するリスクが上がりますので、だんだん改訂ペースが上がっていくわけですね。

 もうひとつ大事なことは、「old」フォルダーを作ることです。履歴の代わりに残す古いバージョンのエクセルはすべて、「old」フォルダーの中に入れてしまいます。そうすれば、どれが最新のファイルか迷うことはありませんし、間違って古いファイルで作業することもありません。


 「old」フォルダーを作らないと、図2-25 のように、同じようなファイルがズラーッと並んでしまいます。こうなると、最新版を見つけ出すのも一苦労。ミスにつながりやすくなります。

 

スペシャル・インフォメーションPR
ダイヤモンド・オンライン 関連記事
まいにち小鍋

まいにち小鍋

小田真規子 著

定価(税込):本体1,100円+税   発行年月:2016年11月

<内容紹介>
簡単で安くて、ヘルシー。ポッカポカの湯気で、すぐにホッコリ幸せ。おひとりさまから共働きのご夫婦までとっても便利な、毎日食べても全然飽きない1〜2人前の小鍋レシピ集!「定番鍋」にひと手間かけた「激うま鍋」。元気回復やダイエットに効く「薬膳鍋」や、晩酌を楽しみたい方に嬉しい「おつまみ鍋」など盛り沢山!

本を購入する
ダイヤモンド社の電子書籍
(POSデータ調べ、11/20~11/26)


注目のトピックスPR


熊野 整

ボストン大学卒業後、モルガン・スタンレー証券投資銀行本部に入社し、大型M&Aや資金調達プロジェクトをリード。退社後はグロービス経営大学院にてMBA取得、その後、大手上場インターネット企業に入社し、事業責任者として事業計画の立案から戦略遂行までを行う。現在は、スマートニュース株式会社にて、収益計画策定、資金調達、上場準備など財務企画業務全般をリード。「グローバル投資銀行のエクセルスキルを、分かりやすく伝えたい」というモットーの下、2013年10月から週末に個人向けエクセルセミナーを開催したところ、参加者数は1年で3000人を超え、大人気セミナーとなった。現在は、個人向けセミナーに加えて、企業研修も数多く開催しており、多くのビジネスパーソンの収益計画の作成指導を行っている。https://www.facebook.com/simulation2013/

 

 


外資系投資銀行のエクセル仕事術 ウェブ版

『ビジネスエリートの「これはすごい!」を集めた 外資系投資銀行のエクセル仕事術』著者の熊野整による、エクセルと外資系投資銀行の仕事術のあれこれを集めた連載です。

「外資系投資銀行のエクセル仕事術 ウェブ版」

⇒バックナンバー一覧