ダイヤモンド社のビジネス情報サイト
すぐに役立つビジネス文書実践講座
【第1回】 2008年2月20日
著者・コラム紹介バックナンバー
中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

手紙か、電話か、ファックスか、Eメールか

1
nextpage

 ファックスが普及したとき、ビジネスコミュニケーションは大きく変化した。今また、Eメールの普及によって、私たちのコミュニケーションのあり方は大きく変化しようとしている。電話、文書(手紙)、ファックス、Eメールなど、仕事につかうコミュニケーションツールの種類がふえたことで、情報伝達はますます自由に豊かにできるようになってきた。

ツールはふえたけど

 しかし、こうして情報を伝える技術が進歩しスピードが速くなっても、「伝え方」の基本的なポイントは変わっていない。Eメールをつかうからといって、その書き方が今までとまったく違うものになったわけではない。ビジネスコミュニケーションの基本原則は、どのツールをつかうときも同じだ。

 まずここで、手紙、ファックス、Eメールなど、仕事で文書をつくる際の基本原則を示しておこう。

ツールは特性を考えて選ぶ

 電話、文書(手紙)、ファックス、Eメール――これらのツールは、その特性によってつかい分けるものだ。

 伝えたい内容の質、時間的な制約、相手の状況、自分の状況によって、いちばん適切だと思うツールを選ぶ――仕事をしている人なら、誰でも自然にやっていることだが、ときにはこれがうまく選べていないために相手を困らせたり、信頼をそこねたりすることもある。

<郵送の文書のメリット・デメリット>

 伝えたいことを文書にして郵送する場合、以下のようなメリット・デメリットがある。

○ 受け取る側の設備能力に関係なく誰にでも安心して送れる。

すべてこちらの経費負担になるので、大量のものも送りやすい。

○ 相手を拘束しない。相手が不在のときも届けられる。

○ 封筒に入る限り、どんなものでも鮮明な紙面で届けられる。

○ 相手にとって「紙」はいつでも開いて見られるのが便利。保存もたやすい。

○ 4つのツールの中ではもっとも「ていねい」と位置づけられている。

1
nextpage
スペシャル・インフォメーションPR
ダイヤモンド・オンライン 関連記事
まいにち小鍋

まいにち小鍋

小田真規子 著

定価(税込):本体1,100円+税   発行年月:2016年11月

<内容紹介>
簡単で安くて、ヘルシー。ポッカポカの湯気で、すぐにホッコリ幸せ。おひとりさまから共働きのご夫婦までとっても便利な、毎日食べても全然飽きない1〜2人前の小鍋レシピ集!「定番鍋」にひと手間かけた「激うま鍋」。元気回復やダイエットに効く「薬膳鍋」や、晩酌を楽しみたい方に嬉しい「おつまみ鍋」など盛り沢山!

本を購入する
著者セミナー・予定
(POSデータ調べ、11/20~11/26)


注目のトピックスPR


中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

1956年神戸市生まれ。早稲田大学第一文学部卒業。出版社勤務を経て、コミュニケーション・ファクトリーを設立。著書は『気のきいた手紙が書ける本』、『ビジネス文書の書き方』、『[新版]これでカンペキ! 誰でも書けるビジネス文書』『そのまま使える!ビジネスマナー・文書』など


すぐに役立つビジネス文書実践講座

日頃、必要に迫られて書く機会の多いビジネス文書。しかし苦手と感じる人もまた多い。豊富な書式を交えながら誰でもすぐに書けるコツを紹介します。

「すぐに役立つビジネス文書実践講座」

⇒バックナンバー一覧