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【第13回】 2016年3月1日
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木村聡子

最強のデスク整理術、「定位置管理法」とは?
4つのコツで、超スッキリ!

「モノを置く場所を決める」。簡単なようですが、これがなかなか難しい。さて本日は、工場からヒントを得て編み出したデスク整理術、「定位置管理法」をお伝えします。

定位置管理法とは?

 何か家に住所があるように、工場では工具などの物の置き場所に番地がついています。この徹底した定位置管理を、私は顧客の工場を見て知りました。それを真似しようと思い立ち、職場の物の場所はしっかり決めることにしたのです。

 具体的には、「机の引き出しAに○○、××、机の引き出しBに△△、□□」と、すべての収納家具、収納スペースの配置リストを作っています。ボールペン、ハサミ、糊など、全部居場所が決まっています。

 もしも今、手元にない新しい文房具を買ってきたとしたら、その時点で定位置を決め、このリストに入れます。

整理整頓とは、「何をどこにどれだけしまうか」のルール化と、そのルールを「いつでも誰にでもわかるようにする」ことに尽きると考えています。これを遵守すれば、職場(自宅にも応用できます)はすっきりする上、ムダな物は置かなくなり、買わなくなる。さらには探し物をする余計な時間もなくなると、いいことずくめなのです。4つのポイントをお話しします。

「モノを置く場所を決める」だけで、超スッキリ! 「定位置管理法」とは?

(1)消耗品でない物は2つもたない

 昔は消耗品以外の比較的耐久性がある物(ハサミなど)も、2つもつようにしていました。いざそれが壊れたときに、困らないようにするためです。

 しかし今は、文房具などを発注後に即日配達してくれるアスクルやカウネットのような事業者向けサービスもあります。コンビニでも文具は購入できます。そこで、すぐ買える物については「コンビニを倉庫代わりにしよう」と、今はストックは置かないようにしています。これはスペースと整理整頓時間の節約のためです。

 ただし、おおむね数日〜数ヵ月程度で定期的に購入している消耗品(例えば、飲料水、クリアファイル、トイレットペーパーなど)は、必ずストックを一発注単位もつようにします。また「これがなくなったり壊れたりすると、仕事をする上で致命的」という物は、2つもつようにしています。私の場合は「使い慣れたパソコン」がこれに当たるので、デスクトップパソコンとノートパソコンをもち、どちらも常に使えるように準備をしています。

(2)ストック分も合わせて、定位置を決める

 ストックをもつ物は、ストック分も定位置を決めます。ストック位置にそれがなくなったら、発注をかけるという目安になるからです。ストックの定位置をしっかり決めていないと、ストックを切らす、あるいはダブって発注する羽目になります。

 例えば、打ち合わせ・議事録のメモとして使っているリーガルパッド。このストックは、袖机の引き出し3段目に入れておくよう定位置管理をしています。手持ちのリーガルパッドがなくなったら、デスクの引き出しストックから補充。ここのストックがカラになったら、リーガルパッドを3冊購入するようにしています。

(3)定位置はExcelファイルに登録

 定位置を決めたら「狭い職場(自宅)のことだから」と思わず、収納場所とアイテムをわかるように記録しておきましょう。衣装ボックスに「秋冬物」「春夏物」「下着」などとラベルを貼っている人がいますよね。あれと同じことです。

 このように収納場所に直接、中に入っているアイテムのカテゴリーを明記してもいいのですが、私はアイテムと収納場所を、Excelファイルに登録しています。その理由ですが、記憶に頼らないことが重要だからです。

 記憶に頼ると、まず「あれどこだっけ?」と探す羽目になります。探す時間をなくしたいので、私はリストを電子化しています。例えば「スタンプの補充インク、どこにしまっているんだっけ?」というときに「インク」などのキーワードで検索できるからです。

(4)デスクの引き出し収納にもルールを

 みなさんが職場で与えられる最も身近な収納スペース、デスクの引き出しの収納術について、私の使い方をお話しします。

 多くの場合、デスクの引き出しは3段になっています。マイルールはこうです。「1段目は、普通机の上に置く物を」「2段目はカラに」「3段目はストック置き場に」。そして「引き出しに入りきらない物はもたない」です。

 1段目の浅い引き出しは、頻繁に使う文房具を入れるスペースです。具体的には、フセンやステープラー、クリップ、糊などを入れています。

 2段目のやや深い引き出しは、今日やろうと決めた仕事に関する物の「一時待避所」です。つまり普段は「カラ」にしています。現在作業中の物はデスクの上に出して処理しますので、ここに今日の仕事を入れることにより、目の前にある仕事に集中する効果と、「ここがカラになったら今日の仕事は終わり!」と、見た目で仕事の進捗をつかめるので励みになります。

 3段目の深い引き出しは、クリアファイルやリングファイル、インデックスなど、A4サイズ以上のかさばる物と、文具のストックを入れるようにしています。

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