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トヨタの自工程完結 ウェブ版
【第11回】 2016年4月27日
著者・コラム紹介バックナンバー
佐々木眞一

どんな問題があったかを振り返れない人は、
同じ失敗を繰り返します
トヨタの自工程完結をオフィスで使いこなすポイント(6)

自工程完結の最後、『トヨタの自工程完結』のポイントの6番目は、「仕事を振り返り、得られた知見を伝承する」です。トヨタの新しい仕事の進め方は、これで完結します。

 ここまで、「目的・ゴール」「最終的なアウトプットイメージ」をはっきりさせた後、「プロセス/手順」を洗い出し、そのプロセスごとに「判断基準」と「必要なもの」を明確にする。そして、各プロセスで「これで良し」と自信を持って仕事を進め、アウトプットにつなげていく。これらを、自工程完結のポイントとして、トヨタの新しい仕事の進め方として紹介してきました。

 そして、その最後に加わるのが、仕事の結果が良かったか、良くなかったかを振り返り、良くなかった場合には、どこに問題があったのかを確認し、修正していくことです。

 また、結果だけでなく、「目的・ゴール」「最終的なアウトプットイメージ」が良かったか、「プロセス/手順」や「判断基準」「必要なもの」に抜け・漏れや間違いがなかったかを振り返ることも重要です。

 結果には必ず原因があります。良い結果が出なかったとすれば、間違いなく、どこかの進め方に問題があったのです。それを放置したままにすれば、また同じ結果になってしまいます。これでは、生産性も上がりませんし、頑張っているのに結果が出ず、モチベーションも上がっていきません。

 そのためにも、大事なことがあります。それは、「プロセス/手順」「判断基準」「必要なもの」のどこに問題があったかを振り返り、改善策を書き残しておく、ということです。

 例えば、毎週、毎月、毎期、毎年といった定例的な仕事をしていくとき、いったいどのようにして仕事を進めていったのか。作業の(1)~(5)を書き記したものがあれば、次に同じ仕事をするときに活用することができます。

 そうすれば仕事をするたびに、最初から進め方に悩むことなく、仕事に取りかかることができる。スピードが速まることは言うまでもありません。そして、次にも使うからこそ、振り返り、書き残したものをアップデートしていくのです。

 単純に「マニュアル」と呼んでもいいかもしれません。しかし、従来多くの会社にあるような簡単なマニュアルではありません。そこにはプロセスや手順は書かれているかもしれませんが、「判断基準」「必要なもの」は書かれていなかった。それでは、すぐに使えるものにはなりません。もっと詳細なマニュアルが必要なのです。

 これがあれば、例えば担当者が替わったときにも、同じ仕事をすぐに新しい担当者に引き継いでいくことができます。先にも書きましたが、とりわけスタッフ部門で生産性を阻害している理由の一つには、知見がまったく伝承されていないことが挙げられるのです。

 異動などで新しい担当者に替わったら、またゼロから仕事を始めなければいけない。もし、そこに「プロセス/手順」も「判断基準」「必要なもの」もしっかり書かれたマニュアルがあったとしたら、どうでしょうか。それは大いに活きてくるものになるはずです。

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佐々木眞一 [トヨタ自動車株式会社 顧問・技監]

1970年3月 北海道大学工学部機械工学科 卒業
1970年4月 トヨタ自動車工業株式会社(現トヨタ自動車)入社
1990年4月 トヨタ モーター マニュファクチャリング UK 株式会社 品質管理部長
1995年1月 トヨタ自動車株式会社 堤工場 品質管理部部長
2001年6月 取締役就任
2003年6月 常務役員就任
2004年6月 トヨタモーターエンジニアリング・マニュファクチャリングヨーロッパ株式会社 取締役社長
2005年6月 専務取締役就任
2005年10月 トヨタモーターヨーロッパ株式会社 取締役社長
2009年6月 取締役副社長就任
2013年6月 相談役・技監就任
2015年11月 著書『現場からオフィスまで、全社で展開する トヨタの自工程完結』上梓
2016年7月 顧問・技監就任


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