経営×総務
なぜ、「戦略総務」か?
【第4回】 2016年10月6日
著者・コラム紹介 バックナンバー
豊田健一 [『月刊総務』編集長]

総務が「小さな依頼」ほど素早く対応したほうがいい理由

戦略総務に必要な10ヵ条【2】小さな工夫を即アクション

「できて当たり前、失敗すると怒られる」

 総務は因果な仕事である。専門性が必要なく、誰でもできる仕事をしていると思われている。結果、その仕事は普通にできて当たり前であり、少しでも失敗、ミスをすると怒られる。しかも、そのような雑務と言われる仕事、言われてする仕事に忙殺されてしまう。モチベーションを上げるのに苦労する。

 そうした中で仕事をしている「総務のモチベーション」とは一体何だろうか? 多くの総務担当者がその答えを、現場社員からの「ありがとう」に求めている。言われてする仕事であっても、それを依頼した本人からは「ありがとう」という声は掛けられる。その「ありがとう」を求めて、"いい意味"で依頼者の期待を裏切る。「即アクション」はその一つの方策である。

 私もリクルートの総務時代、「小さな依頼事項」ほど素早く対応したものだ。小さな依頼事項は依頼する側の期待はそれほど高くない。いつか対応してもらえれば良い、そんな依頼である。それを間髪入れずに対応すると、相手は驚き、その積み重ねが総務の評判を高めていくことになるのだ。それが結果的に総務のモチベーションを上げることにつながっていく。

「売れる総務」で成果を上げる

 ところで、「売れる総務」という言葉があるのをご存じだろうか。これは、総務担当者が自分のアイデアを売る、自分のアイデアを買ってもらう、という意味である。

 総務の分野で「総務のプロ」と呼ばれる人たちは「成果を上げることができる人」だ。総務という業務で成果を上げるには、自らのアイデア、施策を上司や経営に採用されないと始まらない。だから、自らのアイデアを売れる総務となる必要があるのだ。では、「売れる総務」になるためには、どうしたら良いのか?

 ファシリティサービス・オフィスサービスや 総務事務等の業務に従事する人たちの専門性と地位向上のために活動を続ける一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアム(FOSC)の副代表理事、クレイグ・カックスさんが提唱している「FMクレド15か条」(http://www.fosc.jp/credo)の12番目に「評判管理と期待管理」というクレド(基本方針)がある。現場社員の期待を上回る仕事をして、総務の評判を高めることの必要性を謳ったものだ。

 売れる総務になるためには、総務自身が社内での評判を高めないといけない。「あいつがやることはいつも結果を出している、だから今回も採用しよう」、そのような評判である。評判を高めるには、日々の仕事を期待を上回るスピードで対応する、少し工夫して期待以上のパフォーマンスを上げることがその一つの方策である。だから「小さな工夫を即アクション」が重要になる。

経営×総務 特集TOPに戻る



 

 

 

 

 

 

豊田健一 [『月刊総務』編集長]

【経歴】

株式会社リクルート入社。経理、中途採用媒体の営業、総務、販売会社の計数管理を担当。株式会社魚力に入社。総務課長として本社移転、株式公開を担当後、株式会社ナナ・コーポレート・コミュニケーションに入社。取締役総合事業開発室長として、『月刊総務』の編集に携わる。その後、総務向けおたすけサイト「月刊総務オンライン」、社内誌編集サポートサービス「Commu-Suppo」を立ち上げ、 社内広報事業部の取締役、ナナ総合コミュニケーション研究所の所長として、社内広報の研究と社内広報のコンサルティングを担当。

2011年7月 一般社団法人組織内コミュニケーション協会 専務理事に就任。
2012年6月 『月刊総務』編集長、ナナ総合コミュニケーション研究所 主任研究員に就任。
2015年7月 『月刊総務』編集長、ナナ総合コミュニケーション研究所 所長に就任。

【セミナー・講演・研修等】

【総務担当者を対象としたもの】
・『月刊総務』45周年記念セミナー 基調報告 「企業における最新・総務部門の価値」
・ソフトブレーンセミナー 『総務部門の現状と課題、アンケート結果から』
・株式会社ゼロイン 最新総務実態調査から考える、これからの総務
・株式会社ジェイブレイン 「企業における最新・総務部門の価値」
・東京商工会議所 最新総務実態調査から考える、これからの総務
・札幌商工会議所 「今後、総務部に求められることとは?」
 〜従業員の安全と安心を守る総務部〜
・日本経営協会 関西支部 「今後、総務部に求められることとは?」 
・株式会社内田洋行 記念講演 「今後の総務部の在り方」

【営業担当者を対象としたもの】
・株式会社創英 互社道場セミナー 総務部門を訪問する営業向け
 「総務部門について理解しよう」セミナー
・株式会社共立メンテナンス 総務部門を訪問する営業向け
 「総務部門について理解しよう」セミナー
・株式会社写真化学 総務部門を訪問する営業向け
 「総務部門について理解しよう」セミナー
・社団法人印刷技術協会
 「フットワークの良し悪しが選考ポイント (信頼できる印刷営業のススメ)」
・株式会社広英社 「社内報営業勉強会」
・社団法人印刷技術協会 「社内報市場と求められる印刷会社の役割」
・社団法人印刷技術協会
 「企業コミュニケーションとメディア展開」、「社内報市場と求められる印刷会社の役割」
・株式会社エンファクトリー [en College]会員限定:
 月刊総務編集長が語る 企業の総務担当者が読みたくなる情報とは
・株式会社USEN 営業勉強会 「総務を知り、総務目線でのメッセージの作り方」

【広報担当者を対象としたもの】
・株式会社ニューズ・ツー・ユー PR大学 『社内誌白書2009』に見る社内報の現況
・株式会社ニューズ・ツー・ユー PR大学 読まれる社内報、効果的なリニュアル
・株式会社ニューズ・ツー・ユー 読まれて行動に結びつく社内報、Web社内報の実務セミナー
・株式会社ゼロイン ギスギスした社内をサラサラにする!
 〜社内のリアルコミュニケーション力向上セミナー〜
・有限会社人事労務 社内コミュニケーション、社内広報そして社内報
・若手広報担当者の会 社内報の最近の特徴と社内コミュニケーションの効果
・宣伝会議 『社内誌白書2009』に見る社内報の現況
・三菱グループ広報委員会 社内報の本質を捉えるには セミナー
・株式会社光邦 効果的な「社内報のリニュアル」を考えるセミナー、
 読まれて行動に結びつく社内報、実務セミナー
・某大手メーカー 「コミュニケーション・エンジニアリング」
 〜思いをカタチにする方法、考えていますか?〜
・一般社団法人組織内コミュニケーション協会主催
 社内広報勉強会、Web社内報勉強会 講師、ファシリティター
・一般社団法人組織内コミュニケーション協会主催
 社内コミュニケーション・シンポジウム パネリスト
・一般社団法人組織内コミュニケーション協会主催
 アイコム流 社内報改善100ポイント講座

【執筆等】

・豊田健一著、青木健生シナリオ制作、嶋津蓮作画『マンガでやさしくわかる総務の仕事』(日本能率協会マネジメントセンター発行、2016年2月)
・『月刊総務』別冊付録 「選ばれる営業」、「レイアウト変更の実務」、 「車両管理と安全運転管理」「防災管理」、「文書管理」、「株主総会の実務」、 「総務の年間業務」、『社内誌白書2005、2007、2009』、社内誌ガイドブック
・印刷技術協会 『プリバリ印』
・株式会社ニューズツーユー 「ネットPR.JP」
・日本経済新聞社 NIKKEI NET 「Biz Plus」


なぜ、「戦略総務」か?

総務を単なる「社内の縁の下の力持ち」ではなく、コア業務の担い手、つまり"戦略総務"にすることが、会社を変革するための重要な戦略となる――。なぜ今、戦略総務なのか。その必要性について考える。

「なぜ、「戦略総務」か?」

⇒バックナンバー一覧