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チームの生産性をあげる。
【第7回】 2017年7月25日
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沢渡あまね

仕事を逆に遅らせる「改善ごっこ」をどう根絶するか

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仕事の着手・処理スピードを遅らせ、モチベーションも下げるネガティブな仕事。負のスパイラルを断ち切るために、このネガティブな仕事をどう見つけ、どう減らせばいいのか? ベストセラー『職場の問題地図』の人気業務改善士が生産性アップのコツを伝授。新刊『チームの生産性をあげる。』から一部を紹介。

 生産管理の現場では、古くから「ムダ・ムラ・ムリをなくそう」なんて合言葉が根づいています。ところが、これまた「言うは易し、行うは難し」。なかなか、効果的な改善活動に結びつかず、生産性があがらない職場を多く見かけます。ムダをなくせない背景は、大きく3つあります。

(1)そもそもムダに気づけない
(2)ムダだと言えない
(3)ムダをなくす行動ができない

 あなたの職場は、この3つのどこでつまずいているでしょうか? そもそもムダに気づけないことには、生産性向上もへったくれもありません。何を改善すべきかもわからない。改善するためのムダを無理やりでっちあげて、改善した気になる。あるいは、なくしてはいけない作業をなくして、品質を下げてしまう。そんな「改善ごっこ」に意味はありません。

ネガティブな仕事を洗い出す
スピードを遅らせる負のスパイラルを断ち切る

 まずはネガティブな仕事にアタリをつけてみましょう。生産性を向上させるには「減らす」と「増やす」が必要。さらには、ネガティブな仕事を減らして、ポジティブな仕事を増やしていきたいもの。そのためには、何がネガティブな仕事かをチームで意識合わせする必要があります。以下の3つが、仕事の処理速度をあげる要素です。

(1)着手スピード
(2)処理スピード
(3)完全性

 その仕事への着手が早く、手早く処理でき、かつミスがない(=手戻りがない)。これが実現できれば、作業単位の処理速度は大幅に向上します。短時間でより多くの仕事をさばけるようになります。

 ところが、ネガティブな仕事……たとえば、「やらされ感」満載だったり、面倒くさかったり、何のためにやっているのかわからない仕事だったらどうでしょう?

 「なかなかやる気がおきない」→着手スピードを下げます
「やる気がないので、だらだらしがち」→処理スピードを下げます
「やる気がないので、ミスも多い」→完全性を低くします
「ミスだらけで、やり直しさせられた」→さらにやる気を下げます

 まさに負のスパイラル。よって、ネガティブな仕事は減らすに越したことはありません。

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    沢渡あまね(さわたり・あまね)

    1975年生まれ。あまねキャリア工房 代表。業務プロセス/オフィスコミュニケーション改善士。
    日産自動車、NTTデータ、大手製薬会社などを経て、2014年秋より現業。企業の業務プロセスやインターナルコミュニケーション改善の講演・コンサルティング・執筆活動などを行っている。NTTデータでは、ITサービスマネージャーとして社内外のサービスデスクやヘルプデスクの立ち上げ・運用・改善やビジネスプロセスアウトソーシングも手がける。現在は大手製造業、アミューズメント企業、輸送機器メーカーなど複数の企業で「働き方見直しプロジェクト」「社内コミュニケーション活性化プロジェクト」「業務改善プロジェクト」のファシリテーター・アドバイザー、および組織作りや人材育成を行う。著書に『仕事の問題地図』『職場の問題地図』(技術評論社)、『新人ガール ITIL使って業務プロセス改善します!』(C&R研究所)などがある。趣味はドライブと里山カフェめぐり。


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