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すぐに役立つビジネス文書実践講座
【第2回】 2008年2月27日
著者・コラム紹介バックナンバー
中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

前文・主文・末文を書くのはなぜ?

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 ビジネス文書にしても私的な書簡にしても、手紙文には伝統的に受け継がれてきた形式、ルールがある。

ルールがあるから簡単に書ける

 ファックスやEメールがたくさんつかわれるようになって、ビジネス文書の世界も「なんでもアリ」になったようにも見えるが、ここぞというときには、やっぱり手紙文のルールが頼りにされている。

 「手紙文のルールなんて、面倒くさいだけで、仕事をふやすだけ」と思っている人がいたら、それは違う。

 手紙文のルール、特にビジネス文書のルールは、物事を効率よく、簡潔に、誰にも快く、確かに伝えるために考案されたマニュアルだと思ってほしい。自分で1から考えなくても、読みやすい流れで、読み手の気持ちもフォローした手紙が書ける。言いにくいことや説明が長くなることも、ひとことの慣例的な言い回しで片付いてしまう。これは、なかなかの発明品ではないか。

 もちろんルールは時代とともに変化する。また、ケースバイケースで不必要な儀礼はどんどん省いてもかまわないのだが、とにかくベースになる手紙文の基本ルールは頭に入れておこう。それが頭に入っていれば、もっともっと自由に手紙が書けるようになるはずだ。

ビジネス文書の「組み立て」

 日付の入れ方や宛名の書き方など、フォーマットについては次回で取り上げるとして、ここでは主にビジネス文書の中身の「組み立て」を解説しよう。

 次ページでは、全部の要素を含んだ文を例として掲げて、ビジネス文書の「組み立て」を解説している。

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中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

1956年神戸市生まれ。早稲田大学第一文学部卒業。出版社勤務を経て、コミュニケーション・ファクトリーを設立。著書は『気のきいた手紙が書ける本』、『ビジネス文書の書き方』、『[新版]これでカンペキ! 誰でも書けるビジネス文書』『そのまま使える!ビジネスマナー・文書』など


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