ダイヤモンド社のビジネス情報サイト
すぐに役立つビジネス文書実践講座
【第12回】 2008年5月7日
著者・コラム紹介バックナンバー
中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

[社外文書サンプル集2・督促状]
文書にしてのちのちのトラブルに備える

1
nextpage

 支払いや納品、回答などが遅れているときに書くのが、督促状である。

 といっても、文書はやりとりに日数がかかるので、日常の取引関係の範囲内のことはたいてい、まず電話で「あれ、どうなりました?」と、口頭で催促するのが普通だ。一方、互いの信頼関係に響くような重大な遅れについては、きちんと文書で催促することで、責任を問いただしたり、のちのちのトラブルに備えることができる。状況によって、電話と文書をうまくつかい分けよう。

詫び状を書く場合の心がけ

・催促するに至った経緯がわかるようにする(すでに発行した請求書の番号を書き添えるなど)。

・その後の期限を明確にする。

・先方の単純ミスがありうる場合は、注意を促す程度の催促をして様子を見る。

・相手の対応に腹が立っていても、感情に流されず、事実のみを挙げて催促する。

・支払いの遅延などで、催促したことの証拠を残す必要が生じてきた場合は、内容証明郵便にする。

・こちらの緊迫感を伝えるなら前文は簡単に。日頃への感謝の言葉だけにしたり、「前略」で始めてもよい。

督促状でよくつかう言葉

再度ご請求させていただきましたが/電話にて再三お願い致しましたが/いまだお支払いいただいておりません/まだ到着しておりません/しかるべき措置をとらざるをえなくなりますので/至急/お調べの上/ご確認の上/よろしくご配慮くださいますよう/ご決済を賜わりますようお願い申し上げます

1
nextpage
スペシャル・インフォメーションPR

    スペシャル・インフォメーションPR

ダイヤモンド・オンライン 関連記事
会社に入る前に知っておきたい これだけ経済学

会社に入る前に知っておきたい これだけ経済学

坪井 賢一 著

定価(税込):2017年2月   発行年月:本体1,500円+税

<内容紹介>
元経済・ビジネス誌編集長が、社会人が知っておくべき最低限の経済学の知識を厳選!ミクロ、マクロ経済学の知識に加え、「知らないとヤバい10大経済ニュース」も紹介。これ一冊で、経済学の基本と仕事への応用、ニュースの見方、そして近代の経済史までわかる、社会人必読の経済学入門書です。

本を購入する
ダイヤモンド社の電子書籍

(POSデータ調べ、3/19~3/25)



中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

1956年神戸市生まれ。早稲田大学第一文学部卒業。出版社勤務を経て、コミュニケーション・ファクトリーを設立。著書は『気のきいた手紙が書ける本』、『ビジネス文書の書き方』、『[新版]これでカンペキ! 誰でも書けるビジネス文書』『そのまま使える!ビジネスマナー・文書』など


すぐに役立つビジネス文書実践講座

日頃、必要に迫られて書く機会の多いビジネス文書。しかし苦手と感じる人もまた多い。豊富な書式を交えながら誰でもすぐに書けるコツを紹介します。

「すぐに役立つビジネス文書実践講座」

⇒バックナンバー一覧