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すぐに役立つビジネス文書実践講座
【第12回】 2008年5月7日
著者・コラム紹介バックナンバー
中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

[社外文書サンプル集2・督促状]
文書にしてのちのちのトラブルに備える

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 支払いや納品、回答などが遅れているときに書くのが、督促状である。

 といっても、文書はやりとりに日数がかかるので、日常の取引関係の範囲内のことはたいてい、まず電話で「あれ、どうなりました?」と、口頭で催促するのが普通だ。一方、互いの信頼関係に響くような重大な遅れについては、きちんと文書で催促することで、責任を問いただしたり、のちのちのトラブルに備えることができる。状況によって、電話と文書をうまくつかい分けよう。

詫び状を書く場合の心がけ

・催促するに至った経緯がわかるようにする(すでに発行した請求書の番号を書き添えるなど)。

・その後の期限を明確にする。

・先方の単純ミスがありうる場合は、注意を促す程度の催促をして様子を見る。

・相手の対応に腹が立っていても、感情に流されず、事実のみを挙げて催促する。

・支払いの遅延などで、催促したことの証拠を残す必要が生じてきた場合は、内容証明郵便にする。

・こちらの緊迫感を伝えるなら前文は簡単に。日頃への感謝の言葉だけにしたり、「前略」で始めてもよい。

督促状でよくつかう言葉

再度ご請求させていただきましたが/電話にて再三お願い致しましたが/いまだお支払いいただいておりません/まだ到着しておりません/しかるべき措置をとらざるをえなくなりますので/至急/お調べの上/ご確認の上/よろしくご配慮くださいますよう/ご決済を賜わりますようお願い申し上げます

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中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

1956年神戸市生まれ。早稲田大学第一文学部卒業。出版社勤務を経て、コミュニケーション・ファクトリーを設立。著書は『気のきいた手紙が書ける本』、『ビジネス文書の書き方』、『[新版]これでカンペキ! 誰でも書けるビジネス文書』『そのまま使える!ビジネスマナー・文書』など


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