イノベーションを生み出すためには、社内コミュニケーションの活性化がカギとなる。そこで、コクヨ ワークスタイル研究所の主幹研究員である齋藤敦子さんに、成功事例を伺った。(取材・文/渡辺賢一)

フロアの中央に部門長を集める
フリーアドレスで問題解決の速度をアップ

 コクヨ ワークスタイル研究所では、社員の生産性向上やイノベーションを促すワークプレイスについて、さまざまなアイデアを生み出し、数多くの企業に提案してきた。「ワークプレイスにまつわるアイデアはまずコクヨ社内で実践しています。十分な検証を重ね、効果を実感したうえで、顧客企業に提案しています」と話すのは、主幹研究員の齋藤敦子さんだ。

 齋藤主幹研究員によると、中にはちょっとした工夫ながら、驚くほどの効果を生み出す施策もあったという。そんな一例として挙げられたのが、フロアの中心に各部門長の席を集めたフリーアドレスだ。

齋藤敦子
コクヨ ワークスタイル研究所 主幹研究員。多摩美術大学立体デザイン科卒業後、コクヨ東京設計部にてワークプレイスのプランニングや働き方のコンサルティング業務に従事。その後、研究および新規事業開発部門にFA異動し、未来の働き方と働く環境についての研究およびコンセプト開発を行う。一般社団法人フューチャーセンター・アライアンス・ジャパン理事、公益社団法人日本ファシリティマネジメント協会 調査研究委員、ワークプレイスの知的生産性研究部会 部会長なども兼務

「フリーアドレスの目的のひとつは、”部門の壁を越えた従業員同士の交わり”を生み出すこと。でも、フリーアドレスで座る席を従業員の自由に委ねると、どうしても自部門で集まってしまう傾向があります。別部門との間にあたかも“見えない壁”があるような状態になり、フロアをパーテーションで部門ごとに仕切るのとあまり変わりません。その一方で、部門からいつも外れる人も出てきます」(齋藤主幹研究員)

 つまり、フリーアドレスににするだけでは意図した交流は生まれないといえる。ところが、各部門長の席をフロアの中心に円をつくるように設置するだけで、この問題は簡単に解決できるというのだ。 

「部門長の周りに放射線状に従業員が座るようになると、さまざまな部門の社員が混在するようになります。別の部門が抱える案件や課題などの情報が自然と耳に届くようになるので、意思決定のスピードが速まり、日常的な連携も生まれるようになるんです」(齋藤主幹研究員)

 さらに、「部門を越えた交流から成果を生み出すためのフリーアドレスには、チェンジマネジメントが不可欠です」と、齋藤主幹研究員は説明する。

「例えば、円形の席に部門長が座っている場合、ある部門長が部下に相談を持ち掛けられていると、当然、周囲の部門長の目に入ることになります。決定権を持つ部門長同士が集まっているので、フォーマルな月1回の定例会議などを待たず、その場で解決策の模索・決断へ、とスピーディに展開しやすいんです」(齋藤主幹研究員)