【仕事ですぐ余裕がなくなる人】が必ずサボっていること

「短時間で成果を出す人」がいる一方、「頑張っているのに成果が出ない人」もいる。この違いは何だろう？ 経営の最前線で20年以上、成果を上げられる人・上げられない人の差を研究してきた人物がいる。東洋経済オンライン「市場が評価した経営者ランキング2019」第1位、フォーブス アジア「アジアの優良中小企業ベスト200」4度受賞の木下勝寿社長だ。
注目の最新刊『チームX』は「世界的にみても極上レベルのビジネス書」（神田昌典氏）と評され、デビュー作『売上最小化、利益最大化の法則』は「20年に一冊の本」（人気会計士）と絶賛された。そして今、「やる気に頼らず楽しく続けられる」と話題になっているのが、ベストセラー『時間最短化、成果最大化の法則──1日1話インストールする“できる人”の思考アルゴリズム』だ。
本稿では、「がっちりマンデー!!」（TBS）公式SNSで「ニトリ」似鳥会長や「食べチョク」秋元代表が「2022年に読んだオススメ本3選」にも選抜した本書を深堀りすべく、働く人のさまざまな「お悩み相談」を木下社長にぶつけてみた。今回は「忙しくなるとすぐテンパる人」にとっておきの仕事術をご紹介する（構成／藤田悠）。

ほとんどの人がやっていない「超」重要な仕事

【今日のお悩み相談】
タスクリストで仕事を管理していますが、どんどん仕事が舞い込んできてリストが膨らんでくると、すぐに心の余裕がなくなってしまいます。「あれもやらなきゃ…これもやらなきゃ…」とテンパってしまう自分をなんとかしたい。忙しくなっても冷静さを失わないためには、何をすればいいでしょうか？

　この人の問題は「実務だけ」が自分の仕事だと思っていることです。

「資料を作成する」「メールを打つ」「取引先と打ち合わせする」など、実務ごとにタスク管理をしている人は多いと思います。

　一方、ほとんどの人がやっていない「超」重要なタスクがあります。
　それが「優先順位を決めて、スケジュールを見直す」という仕事です。

　タスクが増えたときに心に余裕がなくなる人は、「実務」だけが仕事だと思い、「優先順位決め」の仕事をサボってしまっています。

　優先順位を決めることは、実務と同じくらい（あるいはそれ以上に）重要度の高いタスクだということにまず気づきましょう。

いますぐ予定をブロックしましょう

　みなさんは「優先順位を決める時間」をつくっていますか？

　私は、どの仕事をどれくらい優先すべきかを判断して、スケジュールを決めるため“だけ”に、ふつうに1時間の予定を確保しておくことも珍しくありません。

　おすすめなのは「優先順位の見直し」の予定を、スケジュール上に組み込むことです。
「気が向いたときに見直そう」と思っていると、ついつい実務に振り回されてしまうからです。

　いますぐ朝イチと昼イチの予定をブロックしましょう。
「仕事の優先順位を決めるための定例スケジュール」を組むだけで、かなりのモヤモヤは解消するはずです。

どんなに忙しくても、予定管理を秘書に丸投げしないワケ

　経営者の中には、スケジュール管理を秘書に任せている人がいたりします。
　なかには、秘書の方が勝手に「◯時にはA社との商談」「◯時にはBさん来客アポ」と社長のスケジュールを組んだりしているケースもあります。

　正直なところ、私にはこれが信じられません。

　ビジネスにおいて、時間とは最も重要な資源です。
　とくに「社長の時間」となればなおさらでしょう。
　その超重要なリソースの配分を部下に丸投げするのは、絶対におかしいと思います。

　そういう意味では、会社の社長にも「優先順位決め」という仕事の大事さがわかっていない人がいるのです。

大事な仕事を見極めるときは「全タスクの一覧性」がカギ

　タスクの優先順位を決めるうえで大事なのは「頭の中」だけですませないこと。
　すべての仕事を書き出し、それを目に見える形で並べ替えたり、グルーピングしましょう。

　この作業をするとき、私も以前は紙に書いていました。
　しかし今では「MicrosoftのOneNote」を使っています。

　どのタスクを優先すべきかを判断するうえでは、すべてのタスクを1ページ上で見渡せるようになっていないといけません。

　しかし、紙はもちろん、WordやPowerPointもページのサイズに限界があります。
　その点、OneNoteは無限にページを広げていけるので、いくらでも自由に仕事を書き込めます。
　テキストボックスも自由に動かせるので、順序を変えたり、グループをつくったりするときにも便利です。

　使ったことがない人はぜひOneNote上での「優先順位決め」も試してみてください。

（本記事は『時間最短化、成果最大化の法則──1日1話インストールする“できる人”の思考アルゴリズム』著者による特別寄稿です）