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知らないと恥をかく ビジネスメール文章術
【第3回】 2013年6月3日
著者・コラム紹介バックナンバー
中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

本当はイラッとされているかも?
ビジネスメールの常識・非常識

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日常的にやりとりするメール。だからこそ、自分では「そういうもの」と思っていたメールが、相手に「気がきかない」「仕事ができなさそう」と思われてしまう非常識メールになっているかもしれません。自分のメールと比べながら、チェックしてみてください。

よかれと思ったその一言、余計では?

 最近はプライバシー問題にも注目が集まり、いろいろな問題も起きています。ビジネスメールでも同様、自社・他社問わず、必要のない個人の情報は書かないよう気をつけましょう。

 特に、社内の人間の欠勤や休暇の理由などはなるべく伏せ、下記のように伝えるのがベター。

(○○部長に確認しなければわからないことがあるとき)

× 申し訳ありません。
  上司が休暇で家族旅行に行っておりまして、
  この件について確認がとれません。

○ 申し訳ありません。
  本日上司が不在にしておりますので、
  この件についての確認がとれません。

重要度を天秤にかけるようなニュアンスは書いてはいけない

本来は、ダブルブッキングのないように日程管理をすべきですが、どうしてもミスで重なってしまうことがあります。そんなときはこのように。

× 重要会議が入ってしまい、
  そちらの会議に行けなくなってしまいました。
○ のっぴきならない用事が入ってしまい、
  どうしても出席できなくなってしまいました。

→気軽な交流会などであれば「重要な会議」を断る理由にしてもよいが、ほかの会議に出るので会議を欠席というのは×。理由を明らかにすると、かえって失礼になることもある。

 

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    中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

    1956年神戸市生まれ。早稲田大学第一文学部卒業。出版社勤務を経て、コミュニケーション・ファクトリーを設立。著書は『気のきいた手紙が書ける本』、『ビジネス文書の書き方』、『[新版]これでカンペキ! 誰でも書けるビジネス文書』『そのまま使える!ビジネスマナー・文書』など


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