オフィス業務の課題ナンバー1は「会議」。生産性を高める会議のルールとは?

第2回 November.1.2013 株式会社システム科学 代表取締役社長 石橋博史

オフィス業務の課題ナンバー1は「会議」。
生産性を高める会議のルールとは?

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「会議」の問題は「マネジメント」の問題

 上記の1位~5位の課題は、大きく2種類に分けられる。「1位 会議運営の効率化」と、それ以外(2位~5位)だ。会議の課題とそれ以外の課題がどう違うのか。これはホワイトカラー(管理・間接部門)の業務の中身を考えてみればわかる。

 ホワイトカラーの仕事をざっくりと分類すれば「管理」と「事務」の2つがある。「管理(マネジメント)」とは、企業の3要素といわれている「人」「モノ」「金」を最小投入して、QCD(品質・コスト・納期)を効率よく向上させる仕事だ。一方の「事務」は、それを実行する側だ。経営者・管理者の立案した戦略を、さまざまな分野において実践に移していく。企業という組織のなかで見れば、「運営」と「仕組み」と言い換えることもできる。

 以上を踏まえて1位~5位の課題を見てみると、2位から5位の課題は、すべて「仕組み」に関わる課題といえるだろう。「2位 能力開発制度の改善」というのは人事制度の問題だし、「3位 業務分掌の明確化」は、仕事の内容や責任をどのように規定するかというルールの問題だ。「4位 ドキュメント管理の改善」「5位 情報の共有化の推進」についても、情報の体系化や業務の標準化、システムの導入などの仕組みづくりで対応が可能な部分が多い。

 しかし「1位 会議運営の効率化」については、「仕組み」の課題とは言い切れない。もちろん「仕組み」で解決できる部分もあるだろうが、根本的には「運営」の課題だ。会議を運営する人がどのようにタイム・マネジメントし、最小の人・モノ・金を使って最大の効果を出すか。まさに経営マネジメントの延長にある業務といえるのではないだろうか。

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