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すぐに役立つビジネス文書実践講座
【第5回】 2008年3月18日
著者・コラム紹介バックナンバー
中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

手紙用語〈主文の切り出し・末文〉の使い方で、これだけ差がつく

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 時候の挨拶(前文)がすんだら、本題(主文)に入るが、主文を始めるときは話題の転換の接続詞「さて」をつかうのが便利だ。

 開始や変更を知らせる挨拶状や通知状では、「このたび」「さて、このたび」などと書くことが多い。

 伝え聞いた事柄についてお祝いやお見舞いを言うときは、「承りますれば」「うかがいましたところ」と書くと切り出しやすい。

 すでに先方も知っている事柄について、その先のことを言うときは「かねてより~しておりました~は」という言い方もよくつかわれる。

 事前に電話してあったことについて書くときは「先日お電話でご相談致しました~について」などと切り出す。

主文の切り出し

 主文の切り出し用語をまとめると、

 「さて、さて早速ながら、このたび、承りますれば、」

 「うかがいましたところ、」

 「かねてより、先日、先般」

 となる。

末文の書き方

 末文は、手紙文のしめくくりとして結語の前に置かれ、用件を再確認する役割をもっている。

 ビジネス文書では省かれることが多くなっているが、末文を書くことで手紙のすわりがよくなることもあるので、活用しよう。

 末文の慣用表現は次のとおりだ。

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中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

1956年神戸市生まれ。早稲田大学第一文学部卒業。出版社勤務を経て、コミュニケーション・ファクトリーを設立。著書は『気のきいた手紙が書ける本』、『ビジネス文書の書き方』、『[新版]これでカンペキ! 誰でも書けるビジネス文書』『そのまま使える!ビジネスマナー・文書』など


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