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「気がきく」人がやっていること
【第4回】 2013年3月22日
著者・コラム紹介バックナンバー
能町光香 [株式会社リンクCEO 人材育成コンサルタント 一流秘書養成スクール校長]

朝の3分でできる「気がきく」人の
「TO DO リスト」の作り方

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1日は24時間。これは、新人社員にとっても仕事がデキる先輩や上司にとっても平等です。しかし、その中身には大きな差があります。「気がきく」人の時間の使い方を知れば、24時間をもっと有効に使うことができるのです。

朝の3分でできる
「To Doリスト」の作り方

 仕事の漏れをなくすために、出社してから「To Do リスト(やることリスト)」を作成することをおすすめします。つねに、その日に何をするべきなのか、何をしておいたほうがいいのか、目に見える形でわかるようにしておくといいでしょう。
 「To Do リスト」を作るということは、「仕事を見える化」させることなのです。自分の仕事を見える化させることで、その日の仕事の流れがわかり、効率的に仕事ができるようになります。

 それでは、「To Do リスト」はどのように作るといいのでしょうか?
 「To Do リストを作る秘訣は、次のとおりです。

 1 3分で作成する
 2 自分だけがわかればいい
 3 優先順位をつける

 朝出社したら、3分でリストを完成させましょう。そのためには、電車の中で、今日の仕事のシミュレーションをしたり、思いついた仕事を携帯端末器のメモに書き入れたりすることで、頭の中でイメージトレーニングできるようになります。

 また、3分という短い時間ですべてを網羅するために、自分なりの記号や短縮文字を用いてもいいでしょう。たとえば、「月次報告書を15時までに提出」と書きたい場合は、「月次・15時」「月・15」でもいいわけです。自分だけがわかれば、美しく書く必要も、丁寧に書く必要もありません。

 そして、その日にやることをすべて書き終わったら、これからが本番です。
 

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能町光香(のうまち・みつか)[株式会社リンクCEO 人材育成コンサルタント 一流秘書養成スクール校長]

青山学院大学、The University of Queensland大学院卒業。10年間、バンクオブアメリカ・メリルリンチ、ティファニー・アンド・カンパニー・ジャパン・インクなどの一流企業のトップエグゼクティブの秘書として活躍し、数々の業績を残し、組織から高い評価を受ける。その後、人材育成コンサルタントとして独立。2013年に、日本での秘書人材育成の必要性を痛切に感じ、「一流秘書養成スクール」を創設。上司の右腕として活躍できる「真のエグゼクティブ・アシスタント」の育成を目指し、豊富な経験に基づく実践的な解決方法を伝える講演や企業研修、コンサルティングをおこなっている。また、サービス・ホスピタリティ・アワード審査委員を務めるなど、経営における「サービス・ホスピタリティ力」の重要性を説き、サービス・ホスピタリティ・マネジメントの普及啓蒙を行う。主な著書に、20万部のベストセラー「誰からも気がきくと言われる45の習慣」(クロスメディア・パブリッシング)など著書多数。
公式ホームページ:http://www.link2u.co.jp/


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