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知らないと恥をかく ビジネスメール文章術
【第4回】 2013年6月7日
著者・コラム紹介バックナンバー
中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

催促、お断り、お詫び…。
「言いづらいこと」のメールはこう書けば解決する!

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依頼を断るとき、謝らないといけないとき、相手に行動を促すとき…。書き方が悪ければたちまち「感じが悪い人」になってしまうのが、困ったときのメールの書き方。いやみのない、言いたいことが的確に伝わるメールの書き方はこれでOK!

「お断り」に便利なフレーズは覚えてしまおう

 何か頼まれたとき、誘われたときにどうしても断らないといけないことは多々あります。そんなときに相手の気持ちを損ねず丁寧に断るためにはどう伝えればいいでしょうか?

 お誘いのお断りは、業務上の重要度や切実さから、誰が見ても当然という理由があれば説明すべきですが、そうでない場合は、理由を詳しく書くと優先順位が見えてかえって失礼になるので注意しましょう。

●お断りに便利なフレーズいろいろ

・せっかくのお誘い(ご案内)ですが、
・ぜひうかがいたいところですが、

 →残念ながら、
 →あいにく
 →先約があり
 →どうしても都合がつかず、
 →のっぴきならない用事があり

  →参加することができません
  →どうしてもうかがえません
  →失礼させていただきます

 理由を明確に書ける場合には、

ぜひと申し上げたいところなのですが、
現在、来月の海外出張の準備に追われております。
たいへん残念ですが、今回はお気持ちだけいただき、
またの機会にお願いできればと思っております。

などとしますが、VIPからのスペシャルなお誘いの場合、飲み会であっても「忙しい」を理由に断るのは避けた方がいいでしょう。

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中川路亜紀 [コミュニケーション・ファクトリー代表]

1956年神戸市生まれ。早稲田大学第一文学部卒業。出版社勤務を経て、コミュニケーション・ファクトリーを設立。著書は『気のきいた手紙が書ける本』、『ビジネス文書の書き方』、『[新版]これでカンペキ! 誰でも書けるビジネス文書』『そのまま使える!ビジネスマナー・文書』など


知らないと恥をかく ビジネスメール文章術

今や仕事のメインの連絡手段ともいえる、ビジネスメール。しかし、一歩間違うと失礼になり、「仕事ができない人」の烙印を押される諸刃の剣でもあります。部下や後輩に対して「メールのマナーがなってない!」と思った上司も、実はそのルールが古いだけ、なんてことも。この連載で、今さら聞けない基本や移りゆくルール知り、恥をかかないメール術を手に入れましょう!

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