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【第15回】 2015年3月27日
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熊野整

本当に必要なのは、エクセルマニアですか?

エクセルが使える人=マクロが使える人? それともショートカットをたくさん知っている人? いえいえ、本当にエクセルが使える人は、基本こそ大切にしています。『ビジネスエリートの「これはすごい!」を集めた 外資系投資銀行のエクセル仕事術』の著者・熊野整氏による連載第15回。

 エクセルの計算ミスをしがちな人たちには、いくつか特徴があります。その1つが、「むやみに難しいエクセルを使う」ことです。当たり前の話ですが、計算はシンプルでわかりやすいほど、ミスをしにくくなります。

 筆者が企業の研修にうかがうと感じるのですが、「エクセルが使える人」イコール「マクロが使える人」、あるいは「ショートカットキーをたくさん知っている人」だと思っている人がけっこういます。

 これは大きな誤解です。

 シンプルに計算すればいいものを、わざわざ難しい関数やマクロを使って計算した結果、チームのメンバーはそれを見ても理解できず、混乱して数字から遠ざかろうとする。そんな最悪のケースが少なくありません。

 筆者は「エクセルマニア」と呼んでいますが、簡単な計算であっても、できるだけそれを自動で計算できるようにしようと、必要のないマクロをわざわざ使って、一気に計算する人たちがいます。気持ちはわからなくもないですが、エクセルマニアが作ったエクセルは、ほかの人にはわからないし、計算のチェックもできません。

 そういうエクセルマニアが会社を辞めると、引き継ぎができないため、エクセルのファイルをゼロから作り直すこともよくあります。マクロの知識を持っている人が、最初の段階で独りよがりにマクロを使ってしまうと、こうしたトラブルが起きてしまいます。できるだけシンプルに計算して、全員でその計算をチェックするようにしましょう。

 投資銀行はたくさんの計算、複雑な計算をしていますが、マクロを知っている人はほとんどいません。筆者も投資銀行時代に、マクロがないと困ると思ったことはありませんでした。シンプルな計算を徹底的にチェックする。その繰り返しが、チーム全体でミスをなくすために不可欠です。

 では、シンプルな計算を目指すカルチャーを作るには、どうすればよいのでしょうか。やり方は単純です。難しい計算をしている人がいたら、「これはわかりにくいから、もっとシンプルにして」と、はっきり言うことです。難しい計算をすることがカッコいい、と思うのは間違っています。難しい計算はわかりにくいし、わかりにくいのはよくないことです。だから「もっとシンプルにしてくれ」と言う。それを繰り返していれば、次第にシンプルな計算をするカルチャー(図を参照)になっていくはずです。

  難しい計算をしたがる人の理屈には、「たしかに難しい計算だが、これによってエクセル作業が自動化され、作業効率が上がるのだからやるべき」というものがあります。たしかに一理あります。誰だって、作業はできるだけ自動化したいものです。そこでチームで議論してほしいのが、「作業自動化のメリットと、難しい計算によってミスが起きるデメリット」の兼ね合いについてです。ちょっとした自動化にこだわりすぎて、計算ミスが起きては意味がありません。

 筆者はマクロを全否定しているわけではありません。どうしてもチームでマクロを使う必要が生じることもあるでしょう。そのときはマクロを使うべきです。ただし、その場合はチーム全員でマクロを使えるように、スキルアップに努めてください。大事なことは、チーム全員がスキルレベルを統一させ、独りよがりのエクセルによる計算ミスを防ぐことです。

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    熊野 整

    ボストン大学卒業後、モルガン・スタンレー証券投資銀行本部に入社し、大型M&Aや資金調達プロジェクトをリード。退社後はグロービス経営大学院にてMBA取得、その後、大手上場インターネット企業に入社し、事業責任者として事業計画の立案から戦略遂行までを行う。現在は、スマートニュース株式会社にて、収益計画策定、資金調達、上場準備など財務企画業務全般をリード。「グローバル投資銀行のエクセルスキルを、分かりやすく伝えたい」というモットーの下、2013年10月から週末に個人向けエクセルセミナーを開催したところ、参加者数は1年で3000人を超え、大人気セミナーとなった。現在は、個人向けセミナーに加えて、企業研修も数多く開催しており、多くのビジネスパーソンの収益計画の作成指導を行っている。https://www.facebook.com/simulation2013/

     

     


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    『ビジネスエリートの「これはすごい!」を集めた 外資系投資銀行のエクセル仕事術』著者の熊野整による、エクセルと外資系投資銀行の仕事術のあれこれを集めた連載です。

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